”Som HR-experter ser vi att många arbetsgivare har behov av mer vägledning när det gäller hantering av personalärenden. Att personalärenden uppstår och utredningar kan behöva genomföras av en arbetsgivare är i sig inget konstigt. Men hur en utredning faktiskt genomförs är ett viktigt uppdrag för arbetsgivaren att bottna i”, menar Natalia Björkman, HR- och arbetsrättsexpert på Simployer.
De flesta arbetsgivare ställs någon gång inför en situation där man behöver utreda ett personalärende. Hur en utredning genomförs kan vara avgörande, dels för att värna utredningens resultat men också för att värna om inblandade i utredningen.
Att genomföra en utredning inom ramen för ett personalärende kräver förberedelse från arbetsgivaren. Först och främst måste arbetsgivaren landa i vad som ska utredas, vilka som är berörda av utredningen och vem som lämpligast genomför den.
Viktigt med objektivitet och integritet
En utredning ska vara objektiv och syftar till att klargöra vad som har hänt, inte att bekräfta att någon agerat eller inte agerat fel. Utredningen ska klargöra situationen – inget annat.
En utredning bör också hållas konfidentiell med beaktande av de involverades integritet. Även om intresset för en utredning på en arbetsplats kan bli stort, gäller det att ha tänkt igenom kommunikationen tidigt och skydda integriteten hos de som ingår i utredningen.
Det finns inga legala krav på att alla anställda ska få ta del av allt som händer på en arbetsplats, det finns däremot flera åtaganden i arbetsmiljölagen som en arbetsgivare ska beakta även under ett pågående personalärende.
Arbetsgivaren har ett långtgående arbetsmiljöansvar
Risk för ohälsa kan uppkomma som ett resultat av att någon utsätts för kränkande särbehandling, vilket kan bli det upplevda fallet om en utredning genomförs på att ogenomtänkt sätt. Här har arbetsgivaren ett långtgående arbetsmiljöansvar för att förebygga ohälsa och kränkningar. Därför bör ett personalärende hanteras med största varsamhet för att få berörda medarbetare att må så bra som möjligt trots omständigheterna.
3 tips inför en utredning
1.Lägg upp en plan
Tänk igenom hur utredningen ska läggas upp, vilka som ska höras, vem som genomför utredningen samt i vilken miljö. Kanske är det inte lämpligt att en intern person genomför utredningen? Kanske bör ev. samtal med berörda hållas utanför arbetsgivarens lokaler?
2.Besluta om kontaktpersoner
Bestäm tidigt vem som är kontaktperson för de berörda i utredningen och se till att de har en aktiv dialog och ger stöd till dessa personer. Om utredningen berör flera är det viktigt att rikta sitt stöd till alla inblandade.
3.Håll det internt
Utredningen är ytterst en angelägenhet mellan berörda och arbetsgivaren och så ska den också hållas. Håll därför hårt på principen om diskretion och beakta alla berördas rätt till sin integritet.
I de fall det är känt i verksamheten att en utredning pågår, tänk då över kommunikationen som går ut till övriga anställda i ett tidigt skede och bemöt ev. rykten som sprids.
Om Simployer
Simployer hjälper verksamheter att göra medarbetarresan till en succé!
Det som gör Simployer unika är att de erbjuder sina kunder både HR-programvara och personligt HR-stöd i en och samma lösning – så att du kan använda din tid på värdeskapande HR och ledarskap istället för onödig administration.
Vanliga frågor om personalärenden
Vad är ett personalärende?
En situation som rör en medarbetares beteende eller prestation och som behöver utredas eller hanteras.
Hur utreder man ett personalärende?
Sakligt och dokumenterat: samla fakta, hör berörda parter och håll utredningen objektiv.
Varför är dokumentation viktig?
Den säkerställer en rättssäker process och är ett viktigt underlag om ärendet går vidare.
När bör man ta in HR eller juridisk hjälp?
Vid allvarliga eller komplexa ärenden, eller när arbetsrättsliga åtgärder kan bli aktuella.
