För många företag är digital tidrapportering en naturlig del av vardagen – inte konstigt med tanke på alla fördelar detta innebär för både affärerna och medarbetarna. Men visste du att det redan nu finns EU-regler som säger att arbetsgivare måste ha ett system för tidrapportering? Och att dessa regler nu också är på väg att omsättas i medlemsländernas egna lagstiftning?
Faktum är att detta redan är på väg att bli verklighet i Danmark – där har nämligen en ny lag om tidrapportering helt nyligen klubbats igenom av Folketinget. Exakt vad detta innebär kommer vi att titta närmare på lite längre fram. Men låt oss först gå igenom hur allting började.
Vad är bakgrunden till den nya lagen om tidrapportering?
För att förstå den nya lagen behöver vi gå tillbaka till 2019 och en dom från EU-domstolen. Vad allting handlade om var att en spansk fackförening anklagade Deutsche Bank för att bryta mot EU:s arbetsdirektiv, detta då banken saknade ett system för att hålla reda på de anställdas arbetstimmar.
EU-domstolen fastslog då att alla anställda inom medlemsländerna måste ha möjlighet att hävda sin rätt till maximal arbetstid och viloperioder enligt arbetstidsdirektivet – och en förutsättning för detta är att det finns ett system för registrering av arbetstid. Det är alltså dessa regler som Danmark (och övriga medlemsländer i EU) nu är skyldiga att implementera i sin egen nationella lagstiftning.
Vad är syftet med dessa regler?
Att säkerställa transparens och rättvisa på arbetsplatsen – i korthet är det detta som de nya EU-reglerna och den nya lagen om tidrapportering syftar till. Genom att skärpa reglerna vill man skydda de anställdas hälsa och motverka osund arbetsbelastning. Företagen får ett större ansvar för att upprätthålla goda arbetsförhållanden och för att dokumentera att arbetstider och ersättningar hanteras på ett rättvist och transparent sätt.
Vad innebär detta för mig som arbetsgivare?
Vad betyder då detta mer konkret? Jo, kort sammanfattat ställer EU-reglerna (som den danska lagen baseras på) följande krav på medlemsländerna:
- Alla anställda ska kunna hävda sin rätt till maximal arbetstid per vecka (48-timmarsregeln), sammanhängande dygnsvila (11-timmarsregeln) samt minst en ledig dag i veckan.
- Företaget måste införa ett system för tidsregistrering som är objektivt, pålitligt och lättillgängligt och som registrerar medarbetarnas faktiska, dagliga arbetstid.
- De anställda ska ha tillgång till de registrerade uppgifterna och arbetsgivaren är skyldig att spara dessa i fem år.
- Tidrapporteringssystemet som företaget använder måste vara tillgängligt för inspektioner av myndigheterna.
Observera att reglerna kring arbetstid och viloperioder (första punkten i listan ovan) i sig inte är nya; de ingår som en del av EU:s arbetstidsdirektiv som har funnits ända sedan 2003. Vad som däremot förändras i och med de nya reglerna är att man gör det lättare att kontrollera att regelverket faktiskt efterlevs ute på arbetsplatserna.
När träder lagen om tidrapportering i kraft och vilka länder berörs?
Lagförslaget avser Danmark och antogs av Folketinget den 23 januari 2024. Om allt går enligt plan förväntas den nya lagen om tidrapportering träda i kraft i landet redan den 1 juli 2024. Värt att notera är dock att dessa förändringar inte är unika för Danmark och att liknande lagstiftning kan förväntas även i andra EU-länder, däribland de nordiska grannländerna.
Med andra ord: det är en god idé för alla arbetsgivare inom EU att hålla sig informerade om utvecklingen och göra upp en plan för hur företaget ska kunna leva upp till de skärpta kraven.
Följ lagen om tidrapportering med ett digitalt tidrapporteringssystem – och dra samtidigt nytta av dessa fördelar
Utvecklingen kring den danska lagstiftningen talar sitt tydliga språk: företag som fortfarande inte tagit klivet från tidrapportering med papper, penna eller Excel till en tillförlitlig digital lösning har all anledning att göra det nu.
Inte nog med att ett modernt tidrapporteringssystem hjälper företaget att efterleva lagkrav och undvika rättsliga påföljder – det bidrar också till att spara tid, minska risken för fel och förenkla arbetet för löneavdelningen. Dessutom: att ha full koll på era arbetstimmar och projekt blir en boost för både lönsamheten och personalens välmående – en klockren win-win.
Artikel från Flex Applications, läs mer på deras hemsida!
Läs också vår lista på HCM-system här
Vanliga frågor om tidrapportering
Vad innebär reglerna om tidrapportering?
Att arbetsgivare ska kunna registrera och redovisa anställdas arbetstid enligt gällande regler.
Vilka omfattas?
Det beror på verksamhet och regelverk. Kontrollera vad som gäller för er bransch.
Hur förbereder man sig?
Se över era rutiner och system så att arbetstid registreras och kan redovisas korrekt.
Var hittar man aktuell information?
Hos berörd myndighet och era juridiska rådgivare, eftersom reglerna kan ändras.
