När en medarbetare blir sjukskriven i november är det lätt att ärendet hamnar i skuggan av bokslut, julplanering och semesterkalendrar. Men lagen tickar på: om sjukfrånvaron väntas bli lång ska arbetsgivaren ha en plan för återgång i arbete klar senast dag 30. Så gör HR och chefen planen till ett verkligt stöd i stället för ett papper som blir liggande.
Vad kräver lagen?
Enligt 30 kap. 6 § socialförsäkringsbalken ska arbetsgivaren ta fram en plan för återgång i arbete när en medarbetare antas ha nedsatt arbetsförmåga under minst 60 dagar. Planen ska vara klar senast dag 30 i sjukperioden. Det framgår av Försäkringskassans vägledning för arbetsgivare, där myndigheten också betonar att rehabiliteringsansvaret gäller oavsett om sjukdomen har med jobbet att göra eller inte.
Planen ska så långt det går tas fram tillsammans med medarbetaren, men det är arbetsgivaren som ansvarar för att den följs och revideras. Det finns inget krav på en viss blankett. Försäkringskassan erbjuder en mall som tagits fram i samråd med arbetsgivarorganisationerna, men en egen dokumentation duger lika bra så länge innehållet finns där.
När behövs ingen plan?
Alla sjukfall kräver inte en plan. Försäkringskassan pekar ut några situationer där arbetsgivaren kan avstå, men då ska ställningstagandet dokumenteras:
- Medarbetaren väntas vara tillbaka i full omfattning inom 60 dagar.
- Medarbetaren kan återgå utan särskilda insatser.
- Hälsotillståndet gör att medarbetaren inte kommer att kunna arbeta igen, inte ens med åtgärder.
- Medarbetaren mår för tillfället inte så bra att hen kan delta i planeringen. Då får planen vänta tills det går.
Lägg märke till att bedömningen inte är ett engångsbeslut. Om det senare visar sig att sjukskrivningen drar ut på tiden ska planen tas fram så snart som möjligt. Ett bra sätt att inte missa det är att lägga in en påminnelse i kalendern några dagar före dag 30 för varje pågående sjukfall.
Börja med samtalet, inte med blanketten
Den bästa grunden för en plan är ett samtal där chefen lyssnar mer än pratar. Utgångspunkten är inte vad medarbetaren inte klarar, utan vad hen faktiskt kan göra just nu. Läkarintyget ger en bild av förväntad sjukskrivningstid, men det är i dialogen som de konkreta möjligheterna dyker upp.
Försäkringskassan listar frågor som kan vara aktuella att ta ställning till, till exempel:
- Kan medarbetaren arbeta delvis och vara deltidssjukskriven?
- Hur kan arbetsuppgifter, arbetstid eller arbetsplats anpassas?
- Finns det möjlighet till tillfällig eller permanent omplacering?
- Behövs hjälpmedel, utbildning eller stöd från företagshälsovården?
- Hur ska ni hålla kontakten under sjukskrivningen, och när följer ni upp?
Den sista frågan är lätt att glömma men ofta avgörande. Under en sjukskrivning riskerar kontakten med arbetsplatsen att glesna, och ju längre tiden går desto högre kan tröskeln tillbaka kännas. Kom överens om hur ofta ni hörs, på vilket sätt och vem som tar initiativet.
Gör planen konkret
En plan som bara säger att ”arbetsgivaren ska underlätta återgång” hjälper ingen. Skriv i stället ned vilka insatser som ska göras, vem som ansvarar och när de ska ske. Om medarbetaren ska arbetspröva gäller dessutom särskilda regler: då ska planen alltid tas fram, undertecknas av både arbetsgivare och medarbetare och skickas till Försäkringskassan minst 14 dagar innan arbetsprövningen startar, enligt myndighetens mall och hjälptexter.
Tänk också på att Försäkringskassan kan begära in planen som underlag för bedömningen av rätten till sjukpenning. En tydlig och uppdaterad plan är därför inte bara bra för medarbetaren, den gör också arbetsgivarens arbete lätt att visa upp.
HR:s roll – struktur som avlastar chefen
För många chefer är rehabilitering något som händer ett par gånger per år, och då är det lätt att bli osäker. HR kan göra stor skillnad genom att ge cheferna en enkel rutin: en checklista för de första 30 dagarna, en mall för planen och tydlighet kring när företagshälsovården ska kopplas in. Det skapar likabehandling mellan avdelningar och minskar risken att ett ärende faller mellan stolarna.
Slutspurten mot årsskiftet är dessutom ett bra tillfälle att gå igenom pågående sjukfall. Finns det planer som inte följts upp sedan i höstas? Har någon anpassning slutat fungera? Några minuter per ärende nu kan förhindra att en sjukskrivning blir längre än den behöver vara.
Det handlar om människan
Planen för återgång är ett lagkrav, men dess egentliga värde ligger i det den signalerar: att arbetsplatsen vill ha tillbaka medarbetaren och är beredd att anpassa sig. Den som känner sig efterfrågad har ofta lättare att ta steget tillbaka. Det är där HR och chefen gör sin viktigaste insats, långt innan dag 30 har passerat.
