Charlotta Svedberg har arbetat inom olika delar av konferensbranschen i 30 års tid. En tid som gått fort.
– Det känns ju galet länge, säger hon och skrattar.
– Men det är en rolig och omväxlande miljö som gjort att jag gärna stannat kvar.
Charlotta har arbetat inom event och projektledning både på slott och herrgård på landet och på stora affärshotell i city. Idag arbetar hon med dagkonferenser och med festvåningsverksamhet i IVA-huset på Grev Turegatan.
– Allt har sin tid på något sätt, säger hon.
I alla sina roller har hon varit chef i något slag, vilket inneburit att hon alltid haft en arbetsgrupp att motivera och utveckla, något som hon tycker är inspirerande.
– En bra kommunikation och att vara tydlig och engagerad som ledare är viktigt. Att få skratta och ha roligt likaså – nöjd personal ger ofta nöjda kunder är min erfarenhet.
IVA Konferenscenter är en del av Kungliga Ingenjörsvetenskapsakademien som startade från början utifrån IVAs behov av möteslokaler. Sedan mitten av 80-talet öppnade man upp för externa kunder som idag utgör 70 procent av verksamheten. Här finns tio lokaler i varierande storlekar. Genom åren har man satsat på bra konferensteknik med fasta teknikinstallationer som är användarvänliga i alla lokaler.
Den moderna hörsalen Wallenbergsalen har 150 platser, stor LED vägg och är utrustad med all teknik för webbsändningar och hybridmöten.
Den pampiga festvåningen med fyra salonger går i vitt och guld och kristallkronorna glittrar på rad. Här serveras konferensgästerna sina måltider. Utöver konferenser arrangerar IVA också många fester, representationsmiddagar, bröllop och företagsevents.
– Vår mat och dryck kommer genom samarbetet med restaurang Grodan som är belägen i vår fastighet. Nya smaker i kombination med klassiska rätter och allt är så vällagat. Därför har också samarbetet med samma krögare rullat på i snart 35 år, berättar Charlotta.
Planering och förberedelse är av största vikt
Det viktigaste att tänka på när man vill lyckas med en bra dagkonferens är planering och förberedelser, enligt Charlotta.
– För att skapa en effektiv och givande dag behöver man ha en tydlig plan. Deltagarna behöver i god tid få agendan för att tydliggöra mötets syfte och mål. Det skapar engagemang och tid för förberedelse från deltagarnas sida. Agendan bör ha lagom med punkter och innehålla pauser. En inspirerande mötesmiljö är också av yttersta vikt, tillägger hon.
Inför dagkonferensen understryker hon vikten av att meddela deltagarna om mötet är fysiskt eller ett hybridmöte.
– Vid det senare behöver man säkerställa att deltagare på distans är inbjudna korrekt. Hos oss testar vi ofta uppkopplingen innan så att det inte kommer som en trist överraskning. Vid större produktioner har våra tekniker alltid kontakt med beställaren. Som mötesledare är det en fördel att själv ha med sig adapter och strömkabel till sin dator.
Charlotta och hennes kollegor hjälper alltid sina konferenskunder i gång med tekniken och finns tillgängliga för service och support om det behövs under dagen. Enkla lathundar finns överallt.
– Tekniken är hyfsat enkel och användarvänlig trots allt. De flesta har också blivit så mycket bättre inom det digitala, säger Charlotta.
U-bord, skolsittning eller biosittning?
Beroende på vad det är för möte bör möbleringen anpassas. Charlotta har koll på vilken sittning som passar för vilken typ av möte:
– Vid utbildning skulle jag säga att skolsittning är en fördel, den ger plats för pärmar och att föra anteckningar. Vid workshops kan öar funka bättre. Större seminarier har alltid biosittning medan styrelsen önskar stort bord där alla får plats för sammanträde. Vanligaste möbleringen och önskemålet är nog ändå u-bord.
Hur ska man då tänka kring mat och dryck vid en dagkonferens?
– Det är viktigt att erbjuda ett brett utbud av både sött och nyttigt fika.
På IVA Konferenscenter håller de både sittande konferensluncher i festvåningen och lite enklare varianter i mingelform som serveras kring ståbord.
– Serverad lunch bör inte vara för tung och mäktig, då får deltagarna svårt att hålla sig vakna. Mat i mingelform så som lunchboxar eller wraps ska inte ha för stora bitar. De ska heller inte smula eller kladda.
Charlotta delar med sig av 5 kom ihåg-punkter, att spara inför planeringen av en dagkonferens:
- Håll er till agendan. Notera nya idéer som kommer upp men spara dem till nästa möte.
- Tänk på allergier och specialkost och meddela dessa i god tid innan.
- Fyll på med energi under dagen Det kan vara fruktsallad, nötter eller energishot. Men också några enkla rörelseövningar eller en kort stund av reflektion under tystnad.
- Planera gärna in ett överraskningsmoment – det för att man minns bättre i efterhand. Spela musik mellan talare, kanske en kort filmsekvens. Placera något nytt i lokalen till exempel blommor, en godisskål och se vilka i gruppen som uppmärksammar det.
- Utse någon som gör minnesanteckningar och glöm inte att följa upp. Man behöver både utvärdera mötet efteråt och säkerställa att det som bestämdes också blir utfört.
Många möten tar mycket tid och kallas därför ”slösmöten” och dessa vill man ju försöka undvika.
Av: Elin Bisander
