I september gick eventet av stapeln för Ernst & Young. Marie Lindecrantz, som är Event Manager på American Express Meetings & Events var huvudprojektledare för eventet tillsammans med sin kollega Robert Winnerfeldt. Under ett år jobbade de med planeringen tillsammans med sin kund.
– När saker drog i gång var vi ett team på fem personer från oss som jobbade med eventets olika delar, berättar Marie Lindecrantz.
Teamets största utmaning var resorna med det stora antalet människor.
– Vi ville ha en bra logistik hela vägen vilket inte var helt lätt, exempelvis när flygbolaget ställde in flighter. Det är ju sådant vi inte kan påverka, och det är bara att hitta nya lösningar i stället.
Valet av plats för eventet föll naturligt på Åre. Temat var ”medarbetaren i fokus” – välmående, gemenskap och teaming. Dessutom var det stora krav på hållbarhet. För Ernst & Young är miljövänligt resande väldigt viktigt, samtidigt var önskemålet en destination med ”det lilla extra”.
– Åre är verkligen den lilla byn som kan hantera stora arrangemang och man känner verkligen av engagemanget från alla leverantörer, berättar Marie Lindecrantz.
Programmet innehöll konferens, utomhuslunch, aktiviteter i grupper runt om i byn följt av ett party man kallade After activity. Partyt hölls på eventområdet framför Holiday Club efter att en riktig festmiddag intagits.
American Express Meetings & Events ansvarade för reselogistiken från hela Sverige. Många reste med tåg och man hade ordnat med ett chartertåg från Stockholm med 800 personer från företaget ombord.
Explore Åre ansvarade för utomhuslunchen och eftermiddagens aktivitet. De hade även ansvar för byggandet av hela eventområdet utanför Holiday Club.
– Lunchen var en vegansk gulasch som serverades i ett bröd. Gulasch åt man med träsked och på så sätt minimerade vi mängden avfall, berättar Marie Lindecrantz.
Holiday Club var huvudhotell för eventet och här hade man konferens, festmiddag och boende. På kvällen serverades middag till drygt 1500 personer parallellt i två lokaler och middagsunderhållningen körde dubbla set för att ge alla gäster samma upplevelse.
– Tack vare ett grymt teamwork flöt kvällen på precis som vi önskade och avslutades med disco i lobbyn. Det var en fantastisk stämning hela kvällen igenom, det är en fantastisk känsla när allt flyter som vi planerat, vädret är med oss och gästerna är nöjda berättar Marie Lindecrantz.
Med så många gäster behövde man boka upp flera hotell och en mängd lägenheter via Skistar, som även ordnade med rejäla frukost- och välkomstpaket så att även lägenhetsgästerna skulle känna att de hade samma service som hotellgästerna. Hon understryker att det krävs ett bra samarbete med lokala leverantörer för att lyckas genomföra ett så stort event på ett bra sätt.
– Det vi uppskattar så mycket med att jobba med Åre som destination är att hos alla samarbetspartners från bussbolag till hotell och aktivitetsbolag så finns en vilja att tillsammans skapa den bästa upplevelsen för kunden. Jag tror att vi lyckades väl om jag utgår från den positiva feedback vi fick från både gästerna och kunden.
Av: Elin Bisander
