Att ge en varning för att hantera utmanande beteenden hos medarbetare, är en konstform som kräver både takt och förmåga till djupgående mänsklig insikt. Denna delikata balansgång ställer höga krav på dagens chefer, VD:ar och HR-specialister, som måste kunna balansera mellan produktivitetskrav och individens välmående. I den här artikeln utforskar vi hur man på bästa sätt navigerar dessa utmaningar för att skapa en harmonisk och produktiv arbetsmiljö.
Att förstå kärnan i problemet
Innan man överväger en formell tillrättavisning, är det viktigt att förstå varför en medarbetare uppvisar beteenden som sen ankomst, uteblivna möten eller otrevligt uppträdande. En lyhörd ledare tar sig tid att förstå de bakomliggande orsakerna – det kan röra sig om personliga kriser eller stressfaktorer utanför arbetet. Denna insikt kan leda till en mer målinriktad och effektiv lösning.
Varning/erinran: En första påminnelse om ”uppförandekod”
När det uppstår mindre missförstånd eller mindre överträdelser på arbetsplatsen, som till exempel när en anställd upprepat kommer något sent eller kanske missar att städa upp efter sig i köket, kan en erinran vara ett lämpligt första steg. En erinran är en informell påminnelse som inte nödvändigtvis kräver stöd i arbetsrättslig lagstiftning eller kollektivavtal. Det är en möjlighet för arbetsgivaren att på ett konstruktivt sätt diskutera beteendet med medarbetaren och ge hen chansen att förbättra sig.
Så här gör du för att ge en varning:
1: Identifiera beteendet – Var specifik och hänvisa till konkreta exempel.
2: Privat dialog – Samtalet bör ske under fyra ögon för att skydda medarbetarens integritet.
3: Klarhet och respekt – Förklara varför beteendet inte är acceptabelt och hur det påverkar arbetsplatsen.
4: Öppenhet för dialog – Uppmuntra medarbetaren att dela sin syn på situationen och eventuella orsaker till beteendet.
5: Framåtblick – Diskutera och enas om praktiska steg för förbättring.
LAS-varning: En formell åtgärd för allvarliga fall
En tydlig signal när gränserna överskrids och för mer allvarliga beteendeproblem, såsom grov arbetsvägran, återkommande förseningar trots upprepade påminnelser, eller oacceptabelt beteende som påverkar andra anställdas välmående eller säkerhet, kan en LAS-varning vara aktuell. Detta är en formell åtgärd som kräver rättsligt stöd och kan ses som ett steg före eventuell uppsägning. En LAS-varning används när det finns en tydlig koppling mellan beteendet och brott mot anställningsavtalet.
Så här gör du en LAS-varning:
1: Dokumentera beteendet – Det är viktigt att ha noggranna anteckningar och dokumentation av incidenterna.
2: Formellt möte – Kalla till ett möte där situationen och konsekvenserna av beteendet tydligt förklaras.
3: Rättslig grund – Se till att varningen överensstämmer med gällande arbetsrättsliga regler och kollektivavtal.
4: Framtidsutsikter – Ge tydliga instruktioner om vad som förväntas framöver och konsekvenserna om beteendet inte förbättras.
5: Skapa en handlingsplan – Erbjud stöd för att korrigera beteendet och en tidsram för uppföljning.
Genom att följa dessa riktlinjer kan ledare agera både rättvist och konsekvent, vilket uppmuntrar en sund arbetsmiljö och ger medarbetare chansen att utvecklas professionellt.
Framtidssäkring genom uppföljning och stöd
Ett ledarskap som främjar tillväxt ser tillrättavisningar som ett verktyg för att uppmuntra utveckling snarare än att bestraffa. Efter en varning är det viktigt med regelbunden uppföljning och att erbjuda stöd och resurser för personlig utveckling. Detta skapar en väg framåt för både medarbetaren och organisationen.
Praktiska steg för att hantera utmanande beteenden
1: Förstå varningens natur
Innan man närmar sig processen att ge en varning, är det viktigt att förstå varningens dubbla natur. Varningar kan delas in i två kategorier: disciplinära åtgärder och tillsägelser. Medan disciplinära varningar är formella och kräver rättsligt stöd, fungerar tillsägelser som en informell påminnelse om att förbättra beteendet innan mer drastiska åtgärder vidtas.e
2: Vikten av tydlighet och kommunikation
Kommunikationen av en varning måste präglas av tydlighet och rättvisa. Den bör vara skriftlig och klart ange det oacceptabla beteendet, dess inverkan på arbetsplatsen och de förväntade förändringarna. Att vara specifik och använda konkreta exempel hjälper medarbetaren att förstå allvaret i situationen och ger hen möjligheten att rätta till beteendet.
3: Skapa en framåtblickande strategi
Syftet med en varning bör inte vara att straffa, utan att motivera till beteendeförändring. Detta innebär att framföra varningen på ett sätt som främjar dialog och förståelse. Genom att erbjuda stöd och resurser för personlig utveckling kan du som ledare hjälpa medarbetaren att navigera genom denna process. Regelbundna uppföljningar och tydliga mål är avgörande för att säkerställa framsteg.
4: Dokumentation och framåtblick
Att dokumentera samtalet är viktigt för att säkerställa en tydlig historik över händelserna och överenskomna åtgärder. Denna dokumentation kan vara avgörande i händelse av framtida arbetsrättsliga frågor. Det är också viktigt att notera att en varning kan bli inaktuell om den är för gammal och medarbetaren har visat på förbättring.
För att effektivt hantera processen att ge varning, bör ledare följa dessa 5 steg:
1: Identifiera beteendet – Var specifik och använd konkreta exempel.
2: Kommunikation – Använd en privat miljö och en respektfull ton.
3: Lyssna – Ge medarbetaren en chans att förklara sitt beteende.
4: Sätt mål – Överenskom om specifika förbättringsåtgärder.
5: Uppföljning – Genomför regelbundna uppföljningar för att bedöma framsteg.
Genom att följa dessa riktlinjer kan ledare hantera felaktiga beteenden på ett effektivt och respektfullt sätt. Denna process inte bara skyddar arbetsmiljön utan bidrar också till medarbetarens personliga och professionella utveckling.
Mer om:
Du kan läsa mer om erinran hos exempelvis Unionen här
Läs också: Lista: 20 rekryteringsbolag som jobbar med chefsrekrytering
