När året går mot sitt slut växer ofta att-göra-listorna snabbare än timmarna räcker till. Budgetar ska landas, projekt stängas och kunder hinna få sitt före jul. Men en tillfällig topp får inte glida över i en ohälsosam arbetsbelastning – och där har chefen både ett ansvar och konkreta verktyg.
Hösten är för många arbetsplatser årets mest intensiva period. Mörkret kommer tidigare, semestern känns avlägsen och kalendern fylls av deadlines som alla verkar lika viktiga. Det är inget konstigt med att arbetet ibland går i perioder. Det avgörande är vad som händer när toppen inte går över, utan blir det nya normala fram till jul – och sedan fortsätter in i januari.
Var går gränsen för en ohälsosam arbetsbelastning?
Arbetsmiljöverket har en tydlig definition. I föreskrifterna om planering och organisering av arbetsmiljöarbete, AFS 2023:2, beskrivs ohälsosam arbetsbelastning som när kraven i arbetet mer än tillfälligt överskrider resurserna. Obalansen blir ohälsosam om den är långvarig och möjligheterna till återhämtning är otillräckliga.
Definitionen är värd att läsa två gånger. Den säger inte att höga krav i sig är fel. Den säger att kraven måste vägas upp av resurser, och att problemet uppstår när obalansen består. En intensiv vecka före ett bokslut är alltså något annat än tre månader där samma team ständigt ligger efter.
Med resurser menar föreskrifterna mer än bara antal personer. Det handlar om arbetsmetoder och verktyg, kompetens och bemanning, rimliga och tydliga mål, återkoppling, möjlighet att påverka sitt arbete, socialt stöd från chefer och kollegor samt möjligheter till återhämtning. Det ger chefen fler spakar att dra i än man först kanske tror.
Prioriteringen är chefens jobb – inte medarbetarens
En av de mest konkreta skrivningarna i regelverket handlar om tydlighet. Arbetsgivaren ska se till att medarbetarna känner till vilka arbetsuppgifter de ska utföra, vilket resultat som ska uppnås, om det finns särskilda sätt att utföra arbetet på, vem de kan vända sig till för stöd – och vilka uppgifter som ska prioriteras när tiden inte räcker till för allt.
Just den sista punkten är central i en slutspurt. När allt är bråttom tenderar prioriteringen att hamna hos den enskilda medarbetaren, som då får välja vilken förväntan hen ska svika. Det är både ineffektivt och tärande. Ett tydligt besked från chefen om vad som kan vänta till januari är ofta den enklaste och mest verkningsfulla åtgärden.
Samtidigt varnar Arbetsmiljöverket för att se omprioriteringar som en universallösning. På myndighetens sida om att förebygga ohälsosam arbetsbelastning konstateras att obalans mellan krav och resurser inte kan åtgärdas genom ständiga omprioriteringar eller genom att hänvisa till återhämtning mellan arbetspassen. Det behövs åtgärder som faktiskt minskar kraven eller ökar resurserna.
Fem frågor att ställa i teamet före december
Ett enkelt sätt att få syn på läget är att ta en halvtimme på nästa teammöte och gå igenom några frågor tillsammans:
- Vad måste bli klart före årsskiftet – på riktigt? Skilj på verkliga deadlines och sådana som bara känns som det.
- Vad kan skjutas, förenklas eller strykas? Ett projekt som levereras i en enklare version kan vara bättre än ett som inte levereras alls.
- Var sitter flaskhalsarna? Ofta ligger belastningen ojämnt, och några få personer bär mycket av slutspurten.
- Vilka resurser saknas? Det kan vara ett beslut, en kompetens, ett verktyg eller tillfällig förstärkning.
- När återhämtar vi oss? Planera in lugnare dagar efter intensiva perioder i stället för att hoppas att de dyker upp av sig själva.
Poängen är inte att svara perfekt, utan att göra belastningen synlig och gemensam. Föreskrifternas allmänna råd lyfter just betydelsen av ett ledarskap som möjliggör regelbunden dialog, så att tecken och signaler på ohälsosam arbetsbelastning kan uppmärksammas och obalanser rättas till.
Glöm inte chefen själv
Arbetsgivarens skyldighet att förebygga ohälsosam arbetsbelastning gäller enligt föreskrifterna även chefer och arbetsledare. Det är lätt att missa. Mellanchefen som försöker skydda sitt team genom att själv ta de extra timmarna hamnar ofta i precis den långvariga obalans som regelverket beskriver. HR och högre chefer har därför ett ansvar att fråga även chefer hur de har det, och att ge dem mandat att säga nej.
Från brandkårsutryckning till plan
Den som vill göra nästa höst lugnare kan börja redan nu. Notera vilka uppgifter som skapade toppen i år, vilka beslut som kom för sent och vilka resurser som saknades. Den kunskapen är guld värd när verksamhetsplanen för nästa år tar form. Arbetsmiljöverket betonar att det är viktigt att identifiera orsakerna bakom arbetsbelastningen för att åtgärderna ska ha effekt – och att vissa åtgärder kan behöva tas på en annan nivå i organisationen än där problemet syns.
Slutspurten mot årsskiftet behöver inte vara en prövning som teamet bara ska ta sig igenom. Med tydliga prioriteringar, ärlig dialog och resurser som matchar kraven kan den i stället bli ett exempel på hur organisationen klarar en intensiv period utan att någon betalar med sin hälsa.
