Sedan den 1 oktober gäller en ny mottagandelag som ändrar när personer som söker asyl får arbeta i Sverige. LMA-kortet har ersatts av ett ansökningskort med QR-kod, och för arbetsgivare innebär det en ny rutin: rätten att arbeta ska kontrolleras där och då, inte en gång för alla.
För många arbetsgivare inom exempelvis bygg, restaurang, lager och omsorg är det inte ovanligt att anställa personer som väntar på besked i ett asylärende. Det har varit möjligt genom ett undantag från kravet på arbetstillstånd, i dagligt tal AT-UND. Nu har reglerna kring det undantaget ändrats, och den som ansvarar för rekrytering och personaladministration behöver se över sina rutiner.
Vad är nytt?
Enligt Migrationsverket kan en person som ansöker om internationellt skydd från den 1 oktober beviljas tillträde till arbetsmarknaden om Migrationsverket inte har fattat beslut i ärendet inom sex månader från det att ansökan registrerades. Det krävs dessutom att förseningen inte beror på den sökande och att övriga villkor är uppfyllda.
Den som redan hade AT-UND när lagen trädde i kraft behåller som huvudregel sitt undantag och kan fortsätta arbeta. Migrationsverket påpekar dock att ett befintligt AT-UND i vissa fall kan upphöra, och att arbetsgivaren därför fortfarande behöver kontrollera att personen har rätt att arbeta.
Ändringarna gäller bara personer som söker asyl. Personer från Ukraina med tillfälligt skydd enligt massflyktsdirektivet påverkas inte, eftersom deras tillstånd även omfattar rätt att arbeta.
Ansökningskortet ersätter LMA-kortet
Alla som har sökt asyl får ett ansökningskort från Migrationsverket, och senast den 1 oktober skulle alla ha fått det nya kortet. På kortet finns en QR-kod. När arbetsgivaren skannar den visas om kortet är giltigt, om personen har AT-UND och hur länge undantaget gäller.
Den viktigaste detaljen är att informationen är aktuell i det ögonblick koden skannas. Ett foto av kortet som togs vid anställningsintervjun säger alltså inte nödvändigtvis något om läget i dag. Migrationsverket skriver uttryckligen att det är viktigt att kontrollera kortet även om personen tidigare har visat att hen har AT-UND.
Arbetsgivarens skyldigheter ligger fast
Den nya mottagandelagen ändrar villkoren för den sökande, men grundkraven på arbetsgivaren är desamma som tidigare. Enligt 6 kap. 13 a § utlänningsförordningen ska arbetsgivaren innan anställningen börjar kontrollera handlingar som visar att personen har rätt att vistas och arbeta här, eller är undantagen från kravet på arbetstillstånd. En kopia eller ett utdrag ska sparas under hela anställningen och minst tolv månader efter att den har upphört.
Utöver det finns underrättelseskyldigheter. Den som anställer någon som är undantagen från kravet på arbetstillstånd ska enligt 7 kap. utlänningsförordningen underrätta Migrationsverket om anställningen och även när den upphör. Skatteverket ska dessutom underrättas när en tredjelandsmedborgare anställs, på blankett SKV 1160.
Från engångskontroll till löpande rutin
I praktiken innebär QR-koden att kontrollen kan bli både enklare och mer exakt, men bara om den görs vid rätt tillfällen. Några frågor som är värda att ställa i HR-funktionen:
- Vem skannar? Bestäm vilken roll som ansvarar för kontrollen vid anställning, så att den inte faller mellan rekryterande chef och HR.
- Hur dokumenteras det? Kravet på att spara kopia eller utdrag finns kvar. Bestäm hur resultatet av skanningen sparas och var, med samma omsorg om personuppgifter som för övriga personalhandlingar.
- När görs nästa kontroll? Eftersom AT-UND gäller under en viss tid och kan upphöra är det rimligt att notera giltighetstiden och lägga in en ny kontroll innan den löper ut, och vid förlängning av visstidsanställningar.
- Vad händer om svaret är nej? Ha en plan för hur ni agerar om en kontroll visar att rätten att arbeta har upphört, inklusive hur ni kommunicerar med medarbetaren på ett respektfullt sätt.
Mer än en administrativ fråga
Det är lätt att se det här som ren pappersexercis. Men myndigheterna lägger ökad vikt vid kontroller mot arbetslivskriminalitet. I oktober rapporterade Arbetsmiljöverket från en myndighetsgemensam kontroll i Oxelösund där 20 personer som inte hade rätt att arbeta eller vistas i Sverige upptäcktes. För den enskilda arbetsgivaren handlar det om att kunna visa att man har gjort det man ska.
Samtidigt finns en mänsklig sida. Personer som väntar på besked i ett asylärende befinner sig ofta i en osäker situation, och ett arbete kan betyda mycket för både ekonomi och sammanhang. Tydliga rutiner gör det lättare att anställa med gott samvete och minskar risken för obehagliga överraskningar för båda parter.
Den som anställer eller planerar att anställa asylsökande gör klokt i att redan nu gå igenom sina checklistor för onboarding och ta med den nya QR-kontrollen. Vid tveksamheter är Migrationsverkets arbetsgivarsidor det naturliga första stället att vända sig till.
