Onboarding och intern kompetensutveckling är ett ofta återkommande, svårt och ibland nedprioriterat område. Ju större organisationen blir desto svårare blir det att upprätthålla en personlig och effektiv dialog med de anställda, i synnerhet när antalet arbetsplatser blir fler. Men med digitala hjälpmedel kan kompetensen höjas och systematiseras med det egna varumärket i fokus. Det finns stora vinster att göra, till relativt låga kostnader.
Vi har valt att titta djupare på hur digital onboarding kan fungera och pratat med ett av de svenska företag som utvecklat en plattform för detta.
Låt oss börja med de olika beståndsdelarna inom onboarding, och intern kommunikation i övrigt.
Onboardingens syfte är att få en nyanställd att känna sig välkommen, trygg och känna till det viktigaste inom organisationen, det kan handla om processer och rutiner, uppgifter nödvändiga för arbetets utförande, kännedom om organisationen och dess nyckelpersoner. Minst lika viktigt är det att man som nyanställd också får en personlig relation till dessa nyckelpersoner. I ett mindre bolag är det lätt att samla nyanställda och bolagets chefer i introduktionsmöten och utbildningsdagar, men varefter verksamheten växer till fler lokalkontor, butiker och kanske internationella etableringar blir det allt svårare att organisera tillfällen för denna typ av möten. Tyvärr blir resultatet allt för ofta att de inte blir av och att nyanställda istället hänvisas till dåligt uppdaterade intranätsidor eller komplexa frågebaserade IT system som inte linjerar med bolagets varumärke.
Det är här vi har noterat en ny typ av plattformar, med ursprung i de digitala eventplattformarna som utvecklades under pandemin. Dessa plattformar erbjuder en mängd funktioner som ger högre interaktivitet och en design som är mer varumärkesnära än de traditionella IT systemen, och på så sätt bjuder den nyanställde på en mer livfull inblick i hela företaget och varumärket. Systemen hanterar på ett intuitivt sätt olika typer av filer, men också användarrättigheter som gör att information den nyanställde har nytta av lätt kan göras tillgängligt men också kan anpassas just för den personens roll. Enkla system finns för att på ett lekfullt sätt testa av kunskaper och vid behov även exportera in resultat exempelvis in i ett certifieringssystem. Men den stora vinsten som vi ser ligger i hur plattformarna utformats för dialog och interaktivitet och hur det gör introduktionen skalbar. Som ett exempel kan företagets centrala roller såsom VD, Marknadschef, HR Chef och produktexperter samlas vid ett tillfälle för en digital inspelning, där var och en hälsar välkommen på ett personligt sätt och beskriver sin roll och funktion på ett direkt sätt mot den nyanställde. Genom att sedan göra dessa tillgängliga genom den digitala plattformen får varje nyanställd ett personligt möte och precis den beskrivning man vill ge av verksamheten mot varje anställd. En onboardingresa kan designas så att utbildningen blir effektiv och relevant och för att ge en ännu mer personlig prägel kan nyanställda och chefer samlas vid på förhand bokade tillfällen för en digital fika som då inte kräver någon större insats för någon av parterna.
En som har stor erfarenhet av detta är vVenues Jenny Tivéus. vVenues är en svensk plattform som utvecklades som en digital eventplattform under pandemin och har på senare tid rankats som en av världens främsta digitala eventplattformar, med över 800 genomförda digitala events. Inom vVenues verksamhet ser man nu också en omställning hos kunderna med mer fokus mot HR och onboarding. Vi ställde därför några frågor till Jenny.
Har ni kunder som arbetar med digital onboarding?
Ja- vi ser en ökad efterfrågan för det, framförallt handlar det om butikskedjor eller företag med stor internationell verksamhet där det blir svårt att nå ut till alla anställda på ett effektivt sätt. Exempelvis hos en butikskedja är personalomsättningen ofta ganska hög, butikschefen kanske inte har varit anställd länge nog för att känna till företaget i detalj och man har många olika varumärken i sitt sortiment. Då blir ju en digital utbildning väldigt effektiv eftersom det förinspelade materialet, både från den interna organisationen, men också från leverantörer, snabbt bygger kompetens hos den nyanställde som annars skulle ta lång tid att få.
Vad är de stora fördelarna med en digital plattform?
Fördelarna är många, inte minst hållbarhet – och då ur alla deras aspekter, naturligtvis blir det ekologiska fotavtrycket lägre när man inte behöver resa, den ekonomiska hållbarheten blir avsevärt bättre både genom lägre kostnad men också genom att tillgängliggöra kompetens snabbare. Vi har exempelvis en av landets ledande biltillverkare som kunder, där vi genom vår plattform utbildar serviceverkstäder runt om i världen, vilket gör att de kan nå ut med informationen oerhört snabbt. Sist men inte minst är den sociala hållbarheten hög eftersom informationen blir tillgänglig för alla på ett enkelt sätt.
Blir det inte lätt opersonligt när man gör det digitalt?
Jag skulle säga att det är tvärt om, dels för att det faktiskt blir av, men framförallt för att vi kan skapa väldigt personliga digitala möten mellan chefer som annars kanske inte kan närvara och nyanställda, det är viktigt att få en personlig kontakt med företaget från första början och de flesta är idag vana vid digitala möten.
Finns det andra fördelar med digital onboarding?
Jag skulle säga att den stora fördelen är att när man väl satt upp sin digitala plattform har man ett nav för mycket mer kommunikation, både intern och extern. Samma plattform används enkelt för digitala town-hall möten, regelbunden utbildning av anställda eller som plattform för digitala lanseringar, kundevents och andra sammankomster, den stora fördelen med det digitala blir med andra ord att man på ett professionellt sätt kan göra mer oftare, utan att det behöver kosta så mycket.
Vi tror att de digitala verktygen inom onboarding och utbildning kommer att utvecklas mycket framöver. Det finns stora vinster företagens hållbarhetsarbete och med ökat distansarbete ökar ocskå behovet av smarta digitala lösningar. Även större digitala events är något som borde övervägas av fler företag som en del av sin kommunikationsportfölj, läs gärna mer i vår kartläggning av digitala eventplattformar här.
Mer om:
vVenues är en digital eventplattform, skapad under pandemin för att möjliggöra engagerande digitala evenemang. Plattformen erbjuder interaktiva funktioner och anpassningsbara verktyg som effektiviserar intern onboarding och kompetensutveckling, samtidigt som den stärker företagets varumärkesprofil. Dess kapacitet att hantera olika filtyper och anpassa information efter individuella roller gör den till ett kraftfullt verktyg för att höja kompetensen inom organisationer. Läs mer här.
Läs också: Medarbetarresan: En praktisk guide till framgång
