Offboarding är när en medarbetare slutar sitt jobb och det är viktigt att göra det på rätt sätt för att upprätthålla organisationens rykte, optimera dina nuvarande medarbetares arbetserfarenhet och bevara nätverksmöjligheter. En ordentlig offboarding-process handlar om att ge feedback till chefen, lämna över arbete och ansvar till kollegor och se till att allt som har med jobbet att göra, som till exempel förmåner och företagstillhörigheter, hanteras på ett bra och säkert sätt. Det är också mycket viktigt att avsluta på ett positivt sätt för alla inblandade, så att både chefen och medarbetaren känner sig nöjda med hur allt gick till. På det sättet kan organisationen bibehålla ett gott rykte och medarbetaren kan lämna organisationen med en positiv känsla och goda minnen.
En ordentlig offboardingprocess är en viktig del av att bibehålla företagets rykte och relationer. En anställds sista intryck av företaget kan påverka framtida affärsrelationer och rykte, både för den anställde själv och för företaget som helhet. Lägg dig vinn om att skapa en ambassadörsrelation, de kommer att prata bra om dig och företaget och rekommenderar gärna potentiella nya medarbetare till dig och företaget. De som är dina motståndare kommer inte att prata gott om dig eller företaget och kommer inte heller att rekommendera ditt företag till någon. Detta kan skada i det långa loppet. Gör ditt bästa för att använda offboarding till att göra alla anställda som slutar till ambassadörer.
Ambassadörerna blir en Alumnigrupp av tidigare anställda, som har lämnat organisationen men fortfarande har en koppling till den. Alumnigrupper kan användas för att upprätthålla kontakten med tidigare anställda och nätverka för framtida affärsmöjligheter och samarbeten.
Slutligen är en bra offboardingprocess också viktigt för att hantera företagets säkerhet och riskhantering. Genom att säkerställa att alla företagsrelaterade tillgångar återlämnas och att tillgångar och information som är känslig och konfidentiell tas bort eller överförs på ett säkert sätt, kan man undvika att företagets intressen skadas.
4 viktiga punkter att ta hänsyn till vid offboarding:
- Överförande av arbete och ansvar – Se till att allt arbete och ansvar som tillhör den anställda överförs på ett ordentligt sätt till andra medarbetare. Detta är viktigt för att undvika att något faller mellan stolarna och att inga kritiska projekt eller uppgifter påverkas av att medarbetaren lämnar företaget.
- Hantera förmåner och tillgångar – Se till att alla förmåner som den anställde har rätt till, såsom lön och förmånsprogram, hanteras på ett korrekt sätt. Det är också viktigt att ta hand om eventuella företagsrelaterade tillgångar, såsom IT-utrustning, till exempel datorer, telefoner och tillhörande lösenord. Cybersäkerhet bör beaktas vid hantering av sådana tillgångar, t.ex. genom att säkerställa att all information har raderats från enheter som återlämnas.
- Feedback till chefen – Ge feedback till chefen om varför medarbetaren lämnar företaget och vad som eventuellt kan förbättras för framtida anställda. Detta kan hjälpa organisationen att identifiera eventuella problemområden och förbättra arbetsplatsens kultur och arbetsmiljö.
- Säkerställa cybersäkerhet – Se till att all information och data som tillhör företaget och/eller dess kunder skyddas under offboarding-processen. Detta inkluderar att säkerställa att all data raderas från anställdas enheter och att åtkomst till system och nätverk är säkert begränsat. Det är också viktigt att påminna medarbetaren om att inte ta med sig några konfidentiella eller skyddade uppgifter när de lämnar företaget.
- Avslut på ett positivt sätt – En viktig del av offboardingprocessen är att avsluta på ett positivt sätt för alla inblandade. Detta inkluderar att tacka den anställde för deras tid och insatser, önska dem lycka till i framtida karriärval och ha intentionen att behålla kontakten för framtida nätverksmöjligheter. En positiv avslutning kan bidra till att upprätthålla organisationens rykte och visa att organisationen bryr sig om sina medarbetare, vilket kan bidra till att bevara goda relationer med både nuvarande och tidigare anställda.
Läs också om Onboarding här
