I ljuset av Evas tidigare artikel om RMS-modellen (Roll, Mål, Sammanhang) står nu rollen i centrum för denna artikel. Eva underströk vikten av tydlighet i mål och roller för en välfungerande arbetsmiljö. Med detta i åtanke, delar Eva med sig av en fyra-stegs guide till rollanalys, som syftar till att ge dig en djupare förståelse för din egen roll i de olika sammanhang du befinner dig i. Målet är att ge dig en klarare bild av din roll och hur du kan navigera den med större effektivitet och självklarhet.
Utforska din roll: En steg-för-steg guide till Rollanalys baserad på RMS-modellen
Som vi beskrev i artikeln ”Expertens nycklar för framgångsrikt samarbete – Roll, Mål och Sammanhang” vet vi från arbetslivsforskningen att välfungerande organisationer och arbetsgrupper präglas av tydlighet i fråga om mål och roller – och att tydligheten är ett resultat av att man återkommande pratar sig samman, att man utforskar sina olikheter och når samsyn så gott det går. Det finns också goda skäl att på egen hand fördjupa sig i sin roll, vilket vi ofta gör när vi arbetar med chefer i ledarutveckling. Då använder vi ofta ett verktyg som heter rollanalys, där man reflekterar utifrån fyra steg eller perspektiv. Här kommer en kort guide till dessa fyra steg, som du kan prova på dig själv om du vill.
Navigera i rollens landskap: en fyra-stegs guide till klarsyn och effektivitet
1: Identifiera dina sammanhang
Det första steget är att tänka igenom i vilka återkommande sammanhang som du ingår inom ramen för din roll. Om vi tänker på en arbetsroll kan vanliga sammanhang vara exempelvis teammöte, projektmöte, kundmöte, föreläsning men också sådana sammanhang som kafferast, avstämningsmöte med kollegor, lektioner, rapportskrivning, omvårdnadsmöte etc. Ett sammanhang behöver inte omfatta fler människor än man själv, utan det som definierar sammanhanget är att det har en funktion och ett mål. Börja med att lista ett antal sammanhang som är viktiga för dig och som du är nyfiken på.
2: Förståelse av syfte och mål
Nästa steg är att tänka igenom syfte och mål för respektive sammanhang. Här ska vi försöka formulera det syfte och mål som vi tror eller önskar att alla som ingår i sammanhanget är överens om, om det är flera som ingår. Syftet med ett teammöte är ofta att stärka samarbete och effektivitet, medan det konkret målet kan vara att säkerställa att vi har samsyn, delar samma information etc.
När vi använder rollanalysverktyget med en grupp som har gemensamma sammanhang och låter dem prata om syfte och mål, upptäcker man ibland att man har väldigt olika bild av vad detta är, eller att man aldrig har pratat ihop sig på riktigt. På samma vis är det inte ovanligt att chefer och andra upptäcker i en individuell rollanalys att man går in i en mängd olika sammanhang utan att ha gjort klart för sig ordentligt vad målet är. Ofta har man förstås någon slags idé eller uppfattning, men den kan vara vag eller oformulerad.
3: Rollklarhet i sammanhangen
Det tredje steget handlar om rollen i respektive sammanhang. Givet ett visst sammanhang och dess syfte och mål: vad är din roll? Det kan tyckas som en enkel eller oskyldig fråga, men visar sig inte sällan vara mer komplex än man tänkt sig. I teammötet, som har som mål att säkerställa samsyn, kan min roll vara antingen mötesledare eller mötesdeltagare. Den kan också vara föredragande under en viss punkt, eller protokollförare eller tidhållare osv. Vad som blir min viktigaste uppgift och funktion, beror helt på hur rollen definieras. Det kan låta självklart, men vi vet att det finns potentiellt mycket kraft att vinna i att arbeta igenom och tydliggöra rollen i sitt sammanhang.
4: Mål och uppgifter för rollen
Det fjärde steget handlar följdriktigt om vad rollens mål och uppgift är i sammanhanget. I exemplet med teammöte, kanske mötesledarens mål och uppgift är att se till att alla blir hörda och att vi hinner igenom agendan, medan mötesdeltagarens roll är att bidra till samtal med information och reflektion, samt stötta mötesledaren i att hålla i strukturen.
När man har gjort dessa fyra steg, kan man välja ett sammanhang om man är extra nyfiken på och fördjupa sig ytterligare. Då kan man förslagsvis ställa sig frågor som
– Vilka krav ställs och vilket ansvar har denna roll, i detta sammanhang?
– Vem rapporterar du till, vem håller dig ansvarig? – Vem hjälper dig? Vem ger dig feedback?
– Hur ser ditt mandat ut? Är ditt mandat i balans med ditt ansvar?
– Hur vet du om du lyckats?
Vi har arbetat med rollanalys i många sammanhang under många år, och upplever att det alltid är meningsfullt och ibland helt avgörande för framgång. Extra viktigt att fördjupa sig i olika roller är det när organisationen är komplex, som i en matrisorganisation, eller när sammanhanget leds av någon som inte har chefsmandat. När det uppstår konflikt eller skav är det också särskilt meningsfullt att gå igenom stegen i rollanalysen. Inte sällan upptäcker man att det man betraktat som en personkonflikt, egentligen handlar om olikheter i (outtalade) synsätt och förväntningar.
Som vi har sett, är tydligheten i roller och mål avgörande för en framgångsrik arbetsgrupp eller organisation. Rollanalysens fyra steg erbjuder en värdefull ram för denna tydlighet, som inte bara underlättar samarbete utan även bidrar till personlig utveckling och arbetsglädje. Genom att reflektera över vår plats i arbetslandskapet kan vi hitta klarhet och mening i våra dagliga uppgifter.
Med denna grund i rollförståelse är vi nu snart redo att fördjupa oss ytterligare i RMS-modellens nästa dimension – Mål. Håll utkik efter nästa artikel, där vi utforskar hur du kan definiera och uppnå dina mål med samma tydlighet och fokus som du har när du definierar din roll.
Mer om:
Eva Birgerson är Organisationspsykolog och Leg. Psykolog på Sandahl Partners som grundades 1985 av Patricia Tudor Sandahl och Christer Sandahl, psykologer, forskare och författare. Deras drivkraft var att utifrån en humanistisk grundsyn använda sina psykologiska kunskaper och sin erfarenhet i arbetslivet. Den drivkraften består i dagens Sandahl Partners, som är en företagsgrupp bestående av fyra konsultägda bolag, i Stockholm, Örebro, Småland och på Gotland.
Besök deras hemsida om du vill veta mer.
