Före årsskiftet är det dags att göra den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Den är ett krav enligt AFS 2023:1 och fungerar bäst som en ärlig intern revision tillsammans med skyddsombudet, där resultatet blir en del av planen för nästa år.
Varje år ska arbetsgivaren följa upp hur det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar. Det står i 14 § i Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2023:1. Uppföljningen ska visa om arbetet bedrivs enligt reglerna och om det faktiskt fungerar. Finns det brister ska arbetsgivaren åtgärda dem, och har verksamheten tio eller fler arbetstagare ska resultatet dokumenteras skriftligt.
Föreskrifterna säger inte vilken månad uppföljningen ska göras. Många organisationer lägger den ändå i slutet av året, och Arbetsmiljöverkets egen exempelrutin i Arbetsmiljöhandboken utgår från en uppföljning i december. Det finns goda skäl till det. Året kan summeras, budgeten för nästa år läggs och verksamhetsplanen skrivs. Då är det bra att veta vad arbetsmiljöarbetet behöver.
En intern revision, inte en enkät
Det är lätt att blanda ihop den årliga uppföljningen med en medarbetarundersökning eller en skyddsrond. Det är inte samma sak. Arbetsmiljöverket liknar uppföljningen vid en intern revision. Man granskar själva systemet: finns rutinerna, används de och leder de till åtgärder?
Det innebär att frågorna handlar mindre om hur medarbetarna mår just nu och mer om hur organisationen arbetar med arbetsmiljön. Har cheferna fått tydliga arbetsmiljöuppgifter och tillräckliga kunskaper för att klara dem? Görs riskbedömningar inför förändringar? Följs de åtgärder som beslutats upp, eller blir de liggande i en handlingsplan som ingen öppnar?
Det här bör uppföljningen täcka
Arbetsmiljöverket har tagit fram en mall och en blankett för årlig uppföljning som kan användas som de är eller anpassas. Exempelrutinen tar upp bland annat följande områden:
- arbetstagarnas och skyddsombudens medverkan i arbetsmiljöarbetet
- arbetsmiljöpolicyn och om den är känd, aktuell och konkret
- rutiner och fördelning av arbetsmiljöuppgifter
- chefers och medarbetares kunskaper och kompetens, inklusive kunskap om risker i arbetet
- undersökningar av arbetsförhållanden och riskbedömningar
- åtgärder, handlingsplaner och kontroll av att åtgärderna fått effekt
- rapportering och utredning av olyckor och tillbud
- tillgång till extern sakkunskap, till exempel företagshälsovård, när det behövs
Exempelrutinen tar också upp att kontrollera att allvarliga olyckor och tillbud har anmälts till Arbetsmiljöverket, och att förteckningen över de föreskrifter verksamheten omfattas av är aktuell.
Gör den tillsammans med skyddsombudet
En uppföljning som HR skriver ensam vid skrivbordet blir sällan särskilt användbar. Arbetsmiljöverkets exempelrutin lägger ansvaret för uppföljningen på den högsta ledningen och utgår från att skyddsombud, och eventuellt andra arbetstagarrepresentanter, är med. Det är också i linje med grundtanken i föreskrifterna, nämligen att arbetstagare och skyddsombud ska få möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet.
I praktiken kan HR ha en stödjande roll. HR kan samla underlag i förväg, som statistik över sjukfrånvaro, tillbudsrapporter, resultat från medarbetarundersökningar och status på tidigare handlingsplaner. Själva genomgången blir då ett samtal om vad underlaget visar, inte en jakt på dokument.
Var ärlig med det som inte fungerar
Det är frestande att kryssa i ”ja” på varje rad. Men uppföljningen är till för att hitta brister. Ett ”nej” med en konkret åtgärd, en ansvarig och ett datum är mer värt än ett ”ja” som ingen riktigt tror på. Arbetsmiljöverkets blankett är uppbyggd just så, med kolumner för åtgärd, ansvarig, när det ska vara klart och när det ska följas upp.
Typiska svagheter som brukar dyka upp är att rutinen för riskbedömning vid förändringar inte används när omorganisationen väl är igång, att tillbud underrapporteras för att ingen vet vad som räknas, eller att nya chefer aldrig fått någon introduktion i sitt arbetsmiljöansvar. Det är inte pinsamt att upptäcka sådant. Det är just det uppföljningen är till för.
Följ upp oftare när något händer
Den årliga uppföljningen är ett minimikrav. I de allmänna råden till föreskrifterna påpekar Arbetsmiljöverket att det kan finnas skäl att följa upp fler gånger än en gång per år, till exempel efter en omorganisation, ett olycksfall eller ett allvarligt tillbud. Har året innehållit stora förändringar kan det därför vara klokt att planera in en extra avstämning redan nu, så att den inte glöms bort i vårens planering.
Från uppföljning till plan för 2027
Det viktigaste med uppföljningen är inte dokumentet, utan vad det leder till. De brister som upptäcks bör bli konkreta punkter i nästa års verksamhetsplan och budget, till exempel utbildning i arbetsmiljöansvar för chefer, en uppdaterad rutin för riskbedömning eller ett bättre sätt att rapportera tillbud. Gör man uppföljningen före årsskiftet hinner resultatet påverka planeringen innan den är spikad.
Ett enkelt upplägg kan vara att boka ett möte med ledningen och skyddsombuden i december, skicka ut Arbetsmiljöverkets blankett i förväg, gå igenom punkt för punkt och avsluta med en kort handlingsplan. Den blir sedan utgångspunkten när det är dags för nästa års uppföljning.
