Känner du igen nedan på din avdelning eller i organisationen?
- Oengagerat och/eller dålig styrning på mötesledarskap?
- Brist på involvering och delaktighet av mötesdeltagare
- Svårigheter att effektivt fatta beslut
Vi föds inte till bra mötesledare. Det är en kunskap som vi behöver tillföra.
Kunskapsbristen kring hur vi förbereder, skapar och leder både effektiva och engagerande möten har tydligt synliggjorts i våra digitala möten. Här behövs mer kunskap, metoder och verktyg för att skapa effektfulla möten såväl fysiskt som digitalt.
Vinster med Mötesledare som har både kunskap och verktyg:
- Mer energi och delaktighet i era möten
- Era möten når önskade resultat
- Mer engagerade mötesledare
Vi vil ha både effektiva och engagerande möten.
Det är sällan det digitala som är problemet om ett digitalt möte inte blir bra. Det kanske kan låta en aning provocerande, vi vet att de tekniska förutsättningarna finns för att skapa involverande och engagerande digitala möten. Däremot krävs det mycket mer av både mötesledare och mötesdeltagare för att skapa ett bra digitalt möte än vad det krävs i det fysiska rummet. Pratar vi Hybridmöten så höjs svårighetsgraden ytterligare.
Som mötesledare är nyckeln för att lyckas att avsätta tid för att förbereda och planera ditt möte i detalj och sedan ge dina deltagare förutsättningar för att kunna bidra till mötet.
Hoppas att dessa konkreta tips kan hjälpa dig till att skapa mer effekt av dina digitala möten.
Tips för engagerande och effektivt mötesledarskap:
- Planering och förberedelser! Det är svårt att vara spontan framförallt i digitala möten så behöver du avsätta mer tid för att förbereda mötet.
Utifrån syfte och mål med mötet sätt upp milstolpar för dig själv hur du ska disponera mötestiden. En bra fråga för dig som mötesledare att ställa till dig själv är: vad du vill att dina deltagare ska känna? Kunna/veta? Och göra efter mötet?
- Då det är svårt att hålla koncentrationen uppe i digitala möten så kör inte längre pass än 50 minuter, ta sedan en paus.
- Tänk igenom hur du vill involvera deltagarna. Ska ni ha dialog i grupprum? Om ja, skicka gärna med dessa frågor ska hanteras i inbjudan. Kan whiteboarden vara ett lämpligt alternativ att använda? Några frågor som ni kan ställa i en poll? vid större grupper kan skriva i chatten vara ett bra alternativ.
Lär dig tekniken! Testa de olika involverings verktygen som finns så att du vet hur de fungerar och att du tydligt kan instruera deltagarna. Då teknik kan strula så är det bra att ha en backup plan. Vid större möten är det bra att du utser en co-host som kan vara behjälplig med gruppindelningar och hålla kolla på chatten.
Vid fysiska möten så använd gärna blädderblock så att deltagarna i grupper får resa sig upp och skriva ner sina idéer och tankar. Det skapar mer energi.
- För att dina mötesdeltagare ska kunna bidra till mötet och känna sig motiverade så kommunicera alltid syfte och mål innan mötet.
- Skicka en agenda där det framgår vilka ämnen ni ska hantera och vad deltagarna förväntas bidra med. Om ni ska fatta beslut så skicka ut beslutsunderlag innan mötet.
- Var tydlig med vilka ”spelregler” som gäller på mötet ex. att kameran ska vara på, ljudet av eller på, är det ok att ha telefonen eller andra digitala plattformar på?
- Tips för en bra Inledningen av mötet
Se och bekräfta deltagarna direkt oavsett om det är i ett fysiskt möte eller digitalt. Känner vi oss bekräftade kommer vi vara mer delaktiga.
- Involvera deltagarna tidigt i mötet, då tenderar vi att bli mer motiverade att bidra. Beroende på deltagarna och syftet med mötet välj en lämplig övning.
- Tips för ett bra avslut av mötet. Summera de beslut ni fattat i slutet av mötet så att ni är överens och gör gärna en reflektion på vad som var bra med mötet och om ni vill förbättra något till nästa gång. Bra sätt att få ständiga förbättringar i era möten.
Tips för en organisation är att se över era kompetensplaner och säkerställa att mötesledning/möteskunskap finns med. Ställ några frågor i medarbetar och chefsamtal kring hur man upplever sina och era möten, vad som fungerar bra och är utmanande. Ha med några frågor kring er möteskultur även i er medarbetarundersökning.
Vårt sista tips är att integrera möteskulturen i era befintliga strukturer så att den löpande kan revideras och uppdateras. När en ny budget och strategier för nästkommande år tas fram är ett bra tillfälle att se över och uppdatera er mötesstruktur. Se över era introduktioner för nya medarbetare och chefer vad ni väljer att kommunicera där kring er möteskultur.
Tack för att du tagit del av våra tankar kring en hållbar möteskultur och varmt lycka till!
Av: Helene Arvidsson & Micke Darmell, gr8 meetings
