Känner du igen nedan på din avdelning eller i din organisation?
- För många möten?
- Oklarhet kring varför du eller någon kollega är med på mötet?
- Otydligt vad ni ska prestera på mötet?
- Mening & nyttan med varför ni har detta möte är oklart?
Vi behöver kliva ur ”fritt kallade möten” och införa ledningsansvar för mötesstrukturen och för möteskulturen. Tyvärr ser vi ofta att möteskulturen inte är ett VD/ledningsgruppsansvar.
I de allra flesta fall har möteskulturen ”bara uppstått” utan att ledningen bestämt hur de vill att organisationen ska se på sina möten. En bra modern och hållbar möteskultur är definitivt en ledningsstrategisk fråga och ansvar.
Vinster med en tydlig mötesstruktur:
- Minskad tid i möten
- Kvalitetssäkring av era möten med tydliga syften & mål
- Tydlighet kring vilka möten som är fysisk-digitalt-hybrid
- Rätt deltagare med koppling till syfte & mål
- Skapar ställtider mellan era återkommande möten
En mötesstruktur sparar 30% mötestid och detta var före 2020.
Många organisationer upplever att man spenderar mer tid i möten under 2020 då de digitala mötena fick sitt stora och breda genombrott i Sverige och omvärlden.
Studier visar en ökning på 12% mer mötestid i Sverige efter pandemin.
Innan 2020 var av all arbetstid i Sverige 30% mötestid för tjänstepersoner. Chefer och ledare tillbringar i snitt 60–90 procent av arbetstiden i möten. Detta enligt mätningar som analysföretaget 3S som mätt möteskultur i Sverige sedan 2007.
Omsätter vi dessa siffror för en tjänsteperson så frigör detta en månads arbetstid per år. För chefer betydligt mer. Vad tänker du om det?
Sex steg hur ni tar fram en mötesstruktur:
- Börja med att inventera och kartlägg era befintliga möten i er organisation eller verksamhet/avdelning. Ta med alla möten som finns under ett år.
- Försök särskilja om det är ett strategiskt eller ett operativt möte. Att blanda för många ämnen i ett möte leder ofta till ineffektivitet.
- Säkerställ att alla möten har ett tydligt syfte & mål, om det inte finns så ta fram det. När ni har ett tydligt syfte & mål, reflektera kring om detta möte hjälper er nå era mål? Behövs mötet för att bedriva verksamheten? Ha tålamod och våga utmana er själva om mötet känns tveksamt.
- Kvalitetssäkra att ni har rätt deltagare på era möten. Kan verkligen alla bidra? Är det relevant för deltagarna kopplat till deras roll? En vanlig fallgrop är att vi tänker grupp före varför vi ses och vad vi ska prestera på mötet. En rädsla av att exkludera någon från ett möte är vanligt, tänk då att det är viktigt att alla kan bidra till mötet.
- Reflektera och för dialog kring frekvensen på mötena. Behöver mötet vara ex. varje månad? Skulle var sjätte vecka räcka? Istället för varje vecka, kanske varannan vecka räcker? Hur lång tid har ni avsatt på de olika mötena? Tänk på att skapa ställtid, 45 minuter kanske funkar istället för en timme? Tips är att tänka kvartar och våga testa.
- Ta ställning till vilka möten under ett år där ni verkligen anser att det är viktigt att ni ses fysiskt? Vilka möten vill ni ha digitalt? När fungerar hybridmöten bra? Detta skapar en tydlighet vad som gäller och funkar på era olika möten.
Låt er mötesstruktur vara en del av affärsplanen/verksamhetsplanen. Det finns en stor vinst i att era möten har en tydlig koppling till verksamhetens strategier. Inför varje nytt år då ni har nya mål och strategier lyft då er mötesstruktur och se vilka möten ni vill ta bort eller lägga till.
I nästa del i hur en hållbar möteskultur skapas så kommer vi prata om kultur/beteende.
Av: Helene Arvidsson & Micke Darmell
