Känner du igen nedan på din avdelning eller i din organisation?
- Möten innehåller i för stor utsträckning monologer och information
- Frustration kring vart man hittar information
- Många olika kommunikationskanaler som används samtidigt
- För mycket interna mejl
1990 kom den första rapporten om ”Information overload” som visade att vi mejlar och kopiemejlar varandra för mycket i medelstora och stora organisationer. Idag 30 (!) år senare är det få som rett ut denna kommunikationskanal, ändå har vi fyllt på med en massa andra.
De flesta organisationer vi arbetar med använder (fortfarande) möten, som är den viktigaste kommunikationskanalen, för att informera. Inte särskilt väl använd tid och framför allt inte givande för mötesdeltagarna. Om chefer och ledare inte är tydliga med hur den interna kommunikationen ska gå till så kommer varje medarbetare utgå från vad som passar den bäst. Konsekvensen för verksamheten är att det blir ineffektivt och skapar frustration.
Vinster med en tydlig kommunikationsstruktur:
- Minskad tid i möten
- Bättre effekt på era möten när monologer och information till stor del lyfts bort
- Avdelningen eller organisationen blir samspelt kring den interna kommunikationen
- En bättre social arbetsmiljö
- Alla får möjlighet att vara med tidseffektiva i sitt arbete
Tips för hur ni tar fram en kommunikationsstruktur:
- Se till att ledningen är involverad i detta arbete och att ni löpande kan utvärdera
- Börja med att ha en dialog kring era behov för information och kommunikation.
- Utgå både från ett medarbetarperspektiv och ett arbetsgivarperspektiv.
- Viktigt att alla får komma till tals.?
- När ni kartlagt era behov så inventera vilka kanaler ni har och vilka ni vill använda. Vem bör ge information om vad och till vem? Vill ni använda filmer för att förmedla viss information? Har ni teams-kanaler eller dylikt där ni kan förmedla information? Kan vissa projekt eller dylikt hanteras i denna kanal? Bestäm om ni vill att ev. information ska ”signeras” som mottagen. Hur vill och kan ni använda ert intranät/medarbetarportal?
- För dialog kring om och bestäm vad ni använder mejl till? Ett tips är att prata kring vilket ansvar ni anser att man har som sändare respektive mottagare av mejl? Är det ok att skicka mejl närsomhelst? Vad anser ni om CC och BC kultur?
- Våga ta bort kommunikationskanaler för att göra det enkelt och tydligt.
- När ni är färdiga med att matcha behov till lämplig kanal så sätt ett syfte & mål som beskriver vad det är ni vill uppnå med respektive kommunikationskanal och sätt en frekvens kring ex. hur ofta ni ämnar uppdatera eller att man förväntas ta del av uppdateringar.
För att kunna få team som presenterar på topp behöver vi ge dem rätt förutsättningar med en genomtänkt intern kommunikation och hur vi förväntas samarbeta. Annars hamnar vi dels i ett informationskaos och i en uppmärksamhetskris med fokus på fel saker.
Att ta fram en kommunikationsstruktur är ett bra första steg.
I nästa del i hur en hållbar möteskultur skapas så kommer vi prata om mötesstruktur.
Av: Helene Arvidsson & Micke Darmell
