Eszter Lazar arbetar med omfattande Incentive- och konferensresor. Hon planerar ofta events för medarbetare och partners som till vardags arbetar i olika länder och som sammanstrålar för en gemensam konferens. Hon poängterar att det kan vara svår att helt komma ifrån att man sitter i ett stort rum med presentationer på en skärm, men att alternativen för att minska den tiden är många.
– Idag känns det tråkigt att ta med medarbetarna till en vacker plats där de sitter med nerdragna gardiner eller i en konferenslokal utan fönster hela dagarna. Det finns alltid valmöjligheter beroende på var man befinner sig. Vi kan alltid erbjuda suveräna lösningar för att aktivera deltagarna bortom fyra väggar. Idag finns också en uppsjö fantastiska digitala lösningar att använda sig av. Om vädret tillåter känns det alltid roligt att vara utomhus.
– Vi har organiserat en barfotakonferens i öknen i Förenade Arabemiraten, satt upp utvecklingssamtal mellan chefer och medarbetare på en milslång sandstrand och erbjudit inspirationsföreläsningar bland vinrankor i bergen. Ett bra tips är att förvandla transfertid till tid för lärande. En bussresa kan med fördel användas för att diskutera olika ämnen och frågor som man knyter ihop med senare under dagen.
Vad utmärker en bra konferensresa?
– När man organiserar måste man vara tydlig med varför man åker iväg. En resa är en stor investering i medarbetaren eller sina partners, och en genomarbetad resa är den som blir ihågkommen. När man arrangerar måste en del av ambitionen vara att den enskilde individen ska få ut något av resan som de på egen hand inte skulle kunna få till. En riktigt bra konferensresa måste helt enkelt imponera.
Hur skapas den där wow-känslan?
– Valet av destinationen i sig kan vara WOW, men för att verkligen skapa en upplevelse utöver det vanliga måste man arbeta lokalt. Det gäller verkligen att samarbeta med de rätta personerna på plats om man vill få till det där extra. Vi handplockar våra grymma samarbetspartners över hela världen. De blir sen en del av vårt projektteam på plats som hjälper oss att höja nivån ett snäpp med bra idéer och enkla grepp. Det är ett samspel mellan deras lokala know-how, vår kunskap om den specifika gruppen och långa erfarenhet som gör att vi kan skapa magi.
– Man måste komma ihåg att nuförtiden är många resvana. Utmaningen som företag ligger ofta i att hålla ett öppet sinne under planeringsstadiet, att våga testa nya städer, destinationer och upplägg. Eller att testa nya grepp på kända destinationer som tex Mallorca. Jag lovar att ingen har varit överallt på den ön! Det kan vara så enkelt att man väljer en destination 30 min från centralorten och därmed kan leverera en helt annan upplevelse.
Vilken är den vanligaste missuppfattningen när det gäller företagsresor?
– Att den måste maxas med konferenstimmar i en lokal. Ibland uttrycker man en oro för att en resa ska bli för ’kul’, men min erfarenhet säger att deltagarna pratar jobb hela tiden. Och om ser man till att deltagarna har uppgifter att lösa kan man vara helt säker. Varje destination är unik och det är viktigt att nyttja platsens hela potential.
Är en resort den andra lik?
– På ett sätt ja. När man arbetar med stora grupper krävs en rejäl infrastruktur på plats och vissa komponenter måste finnas för egen tid och relax, men det behövs också vissa logistiska förutsättningar för att kunna genomföra ett bra arrangemang. Frågan är snarare vad man vill göra och där finns det inga begränsningar – vi kan bygga upp en resort precis till den miljö man vill vara i.
– De flesta företag väljer en destination med direktflyg. I dagsläget är det tyvärr flygbolagen som i mångt och mycket dikterar möjligheterna och valet av destination blir ofta beroende på flygtider, tillgång och pris. Vi hoppas att fler direktlinjer ska öppnas upp framöver och att vi kommer att kunna erbjuda smidig transfer till och från fler platser. Om man vågar se en mellanlandning som en möjlighet eller är villig att ta en transfer kan man nyttja tiden till något givande. Då öppnar man upp för en massa nya spännande alternativ och platser!
– Att charta ett plan är alltid ett alternativ, men det är sällan som ett företags policy tillåter att många medarbetare färdas tillsammans. För mindre grupper använder vi helst reguljär trafik. Ibland är det bäst alternativet att både använda sig av ett chartrat plan och reguljära avgångar.
Nämn ett underskattat resmål?
– Holländska Rivieran, som är magisk. Långa strandstränder, fantastiska venues och hur mycket som helst att göra och se. Lägg till direktflyg och nästan alltid med bra priser!
Att vara ute i god tid – när är det?
– Vi har alltid bra koll på kalendern och kan redan år i förväg uppskatta vilka helger och destinationer som kommer att bli de mesta attraktiva. Vårt jobb är att guida och komma med förslag på resmål och ju tidigare vi kommer igång med arbetet desto bättre och roligare.
– De större flygbolagen släpper sina gruppbiljetter 6 till 8 månader i förväg. Det är lite annorlunda med tågbiljetter, men att vara ute ett år i förväg är aldrig fel. Om man inte har möjlighet att vara ute i god tid är flexibilitet den bästa ledstjärnan. Har man möjlighet att diskutera alternativa datum och andra destinationer kan man vinna mycket. Det finns så otroligt mycket fint och att upptäcka på nya och kanske mindre kända platser!
Du som har rest en hel del med grupper, vilka har varit de roligast?
– En actionfylld resa var till Las Vegas med 20 företagsledare inom byggsektorn. Resan inkluderade allt från shower i världsklass till Gran Canyon från helikopter och en utflykt till Hoover Damm. För några år sedan reste jag med 45 deltagare från IT sektorn till Sri Lanka. En rundresa som varvade safari, forsränning och surf med intensiva konferenser i tempererade resorts. Båda fantastiska resor med härliga grupper och många olika saker på programmet!
– På temat kickoff eller större event måste jag nämna Game of Thrones-konferensen vi skapade för ett Nordiskt IT bolag i Kroatien. Vi har också arrangerat en kickoff i Skottland på ett slott med James Bond-tema som var rätt spektakulär och samlade flera hundra medarbetare från hela Nordeuropa. Både resorna erbjöd flerdagarsprogram med aktiviteter, galamiddagar, föreläsningar och underhållning.
Hur tänker ni kring hållbarhet? Får man ha flygskam?
– Personligen tycker jag inte det. Om vi jobbar rätt: kompenserar för resorna vi gör, ser till att stimulera den lokala ekonomin och verkligen ser över vilka avtryck vi lämnar så tycker jag att värdet i upplevelserna i andra länder är värt resan. Människor som reser är generellt sätt mer öppna, accepterande, kreativa och lösningsorienterade än de som reser mindre. Det här är egenskaper som är viktiga för en arbetsgivare, oavsett vilken bransch man jobbar i.
Om du skulle ge ETT råd för företag som funderar på att arrangera en resa vad skulle det vara?
– Svårt! Bara ett råd? Hm… då skulle jag säga att nyttja destinationen till max! Visa mer, använd utomhusmiljöer, ta er an annorlunda konferensmiljöer och som jag nämnde, våga nyttja en transfer. Ta er an allt som kan öppna upp för nya upplevelser – det ger alltid mervärde!
