Många nyanställda börjar i januari, och de första veckorna avgör mycket av hur de trivs och hur snabbt de kommer in i jobbet. Men den som först tar tag i introduktionen när medarbetaren står i receptionen har redan tappat tid. November och december är rätt läge att planera, så att starten efter helgerna känns förberedd i stället för improviserad.
Varför januaristarten är extra sårbar
Januari är en vanlig startmånad, särskilt för den som sagt upp sig under hösten och gått igenom en uppsägningstid. Samtidigt är det en månad då organisationen själv kommer igång efter ledigheter. Chefen är kanske borta i mellandagarna, IT-avdelningen har semesterbemanning och kollegorna som ska vara faddrar har egna planer för årets första veckor.
Resultatet kan bli en första dag där datorn inte är beställd, behörigheterna saknas och ingen riktigt vet vem som ska visa runt. Det är sällan någon gör fel med flit, utan snarare att introduktionen hamnar mellan stolarna när alla tänker på annat. Därför lönar det sig att lägga planeringen redan innan julledigheten.
Introduktionen är också en arbetsmiljöfråga
Onboarding brukar beskrivas som en fråga om trivsel och employer branding, men den har även en tydlig koppling till arbetsmiljöarbetet. Enligt arbetsmiljölagen ska arbetsgivaren se till att arbetstagaren får god kännedom om förhållandena i arbetet och upplyses om riskerna. För minderåriga ställer Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:2 uttryckliga krav på introduktion, handledning och rutiner för hur det ska gå till.
Arbetsmiljöverket har också ett exempel på checklista för introduktion av nyanställda i sitt startpaket för systematiskt arbetsmiljöarbete. Där finns punkter som att träffa skyddsombudet, gå igenom riskbedömningar, rutiner för tillbud och arbetsskador samt vad som gäller vid brand. Den typen av punkter glöms lätt bort när fokus ligger på system och lösenord, men de hör hemma i varje introduktion.
Gör det praktiska klart före ledigheten
Det enklaste sättet att visa en ny medarbetare att hen är efterlängtad är att allt fungerar dag ett. Några saker som går att göra klart redan nu:
- Utrustning och behörigheter. Beställ dator, telefon och passerkort i god tid, och kontrollera vem som kan aktivera konton om IT har reducerad bemanning i början av januari.
- Ett schema för första veckan. Boka in möten med chefen, närmaste kollegor och viktiga samarbetspartner innan kalendrarna fylls av årets första planeringsmöten.
- En utsedd fadder. Fråga någon i teamet om hen kan vara kontaktperson de första veckorna, och se till att personen faktiskt är på plats när den nya medarbetaren börjar.
- Kontakt före start. Ett kort mejl eller samtal i december med praktisk information om första dagen minskar osäkerheten och gör att ledigheten inte blir en lång tystnad.
Låt chefen äga introduktionen
HR kan bygga strukturen, mallarna och checklistan, men det är den närmaste chefen som gör introduktionen levande. Det handlar om att förklara förväntningarna, vad som är viktigt de första månaderna och hur medarbetarens uppgifter hänger ihop med resten av verksamheten. Om chefen inte har tid att vara närvarande de första dagarna är det bättre att flytta startdatumet ett par dagar än att lämna den nyanställda ensam med en inloggning och en mapp med dokument.
En bra tumregel är att introduktionen sträcker sig långt efter första veckan. Planera in uppföljande samtal efter en månad och efter några månader, där medarbetaren får säga vad som saknats och vad som fungerat. Det ger både bättre förutsättningar för individen och underlag för att förbättra nästa introduktion.
Glöm inte provanställningen
Många börjar med en provanställning. Det gör det ännu viktigare att introduktionen är genomtänkt, eftersom både arbetsgivaren och medarbetaren ska kunna bilda sig en rättvis uppfattning om hur anställningen fungerar. En medarbetare som aldrig fått rätt förutsättningar är svår att bedöma, och en otydlig start kan leda till missförstånd som hade gått att undvika. Tydliga mål och regelbunden återkoppling under provanställningen är därför en del av en bra onboarding, inte något som kommer efteråt.
En liten investering med stor effekt
Att planera januaristarten i november kräver inga stora resurser. Det handlar om att avsätta en timme för att gå igenom checklistan, boka in möten och säkra att utrustningen kommer i tid. Vinsten är en medarbetare som känner sig välkommen från första stund, kommer in i arbetet snabbare och får en trygg start i en arbetsmiljö där riskerna är kända. Det är svårt att hitta en bättre investering inför det nya året.
