Bara 22 procent av de anställda i USA säger att de får lagom mycket erkännande för sitt arbete. Siffran är densamma som 2022, trots att andelen högre chefer som starkt instämmer i att erkännande är värdefullt har stigit från 28 till 42 procent under samma period. Allt fler i ledningen har tagit budskapet till sig, men medarbetarna märker ingen skillnad. Det borde oroa varje HR-avdelning som har skrivit in uppskattning i sin värdegrund.
Glappet går att räkna på. När Gallup och Workhuman följde nästan 3 500 anställda mellan 2022 och 2024 visade det sig att medarbetare som fått erkännande av hög kvalitet var 45 procent mindre benägna att ha lämnat sin arbetsgivare två år senare. Kvalitet är här ett precist begrepp. Forskarna mäter den med fem pelare: erkännandet ska stå i proportion till insatsen, vara äkta, vara anpassat efter personen, fördelas rättvist och vara inbyggt i organisationens vardag. Den vars erkännande uppfyller minst fyra av pelarna har nio gånger så stor sannolikhet att vara engagerad som den vars erkännande inte uppfyller någon. Enligt studien från 2022 krävs dessutom erkännande åtminstone några gånger i månaden för att effekten ska synas, medan 40 procent uppgav att de fick det från sin chef eller någon annan ledare några gånger om året som mest.
Skattereglerna följer kalendern
Svenska arbetsgivare har ett regelverk som drar åt ett annat håll. Huvudregeln är att gåvor från arbetsgivaren är skattepliktiga, och undantagen är knutna till sällsynta tillfällen. I sin genomgång av skattereglerna för gåvor till anställda räknar FAR:s handbok Rätt Lön upp dem: en julgåva på högst 600 kronor, en jubileumsgåva på högst 1 800 kronor när företaget fyller 25, 50, 75 eller 100 år, och en minnesgåva på upp till 15 000 kronor när en medarbetare med minst sex års anställning fyller till exempel 50 eller 60 år, eller när anställningen upphör. Minnesgåvan får ges vid högst ett tillfälle utöver avslutningen. Beloppen är störst för de gåvor som kommer med decenniers mellanrum, medan Gallups siffror pekar på att det är regelbundenheten som håller kvar folk.
Mellan de stora gåvorna finns en lucka som många chefer missar. Samma handbok konstaterar att en gåva av mer symboliskt värde, till exempel en blombukett vid en födelsedag, kan betraktas som en enklare personalvårdsförmån och därmed vara skattefri. Skatteverkets villkor för personalvårdsförmåner är att de ska vara av mindre värde, rikta sig till hela personalen och inte gå att byta mot pengar.
Det mittersta villkoret är intressantare än det ser ut. En bukett till den som råkar stå chefen nära är i praktiken favorisering, och det är just favorisering som Gallups rättvisepelare är tänkt att motverka. En bukett till alla på deras födelsedag är däremot en rutin. Ändå landar den hos en enda person på födelsedagen, med ett kort som kan handla om just det året. Den lilla buketten uppfyller därmed två pelare samtidigt, rättvisan och den personliga anpassningen. Minnesgåvan kan vara lika personlig, men den ges högst två gånger under en hel anställning.
Buketten ska nå fram och kortet vara äkta
Hybridarbetet har gjort logistiken svårare. Födelsedagen infaller lika gärna på en hemmadag, och en bukett på ett tomt skrivbord har tappat sin poäng till måndagen. För en arbetsgivare med medarbetare på flera orter är ett blomsterbud via en förmedling det enklaste sättet att få fram blommorna samma dag. Hos Florister i Sverige går beställningen till en ansluten butik nära mottagaren, buketten binds samma dag som den levereras och lämnas över personligen. Leveranser till företag sker under kontorstid, och vid företagsleveranser hängs inga blommor på dörren. Den som vet att medarbetaren jobbar hemma den dagen bör därför ange hemadressen. Alternativet där floristen binder fritt utifrån tillfälle, färgton och budget, från 395 kronor, gör dessutom att inte alla på avdelningen får exakt samma katalogbukett.
Den största risken med rutinen är att den blir just en rutin. Ett HR-system som automatiskt skickar blommor på varje födelsedag med kortet undertecknat "Ledningsgruppen" uppfyller rättvisan men faller på äktheten, den pelare som handlar om att erkännandet ska vara uppriktigt och inte en punkt att bocka av. Medarbetaren ser skillnaden direkt. Ett kort som nämner vårens tunga upphandling eller introduktionen av tre nya kollegor säger något som bara den närmaste chefen kan skriva, och det tar två minuter.
Buketten ersätter inte heller den vardagliga återkopplingen. Gallups miniminivå, några gånger i månaden, går inte att nå med presenter. Den förutsätter att erkännandet finns i vardagens samtal och återkoppling. Födelsedagsbuketten är ett av de få tillfällen då vardagens erkännande och organisationens regelverk sammanfaller, och den bör hanteras därefter: som en rutin för alla, med ett innehåll som är skrivet för en.
Skattereglerna och forskningen ställer alltså samma krav på likabehandling, men ingen av dem kan ersätta det som gör buketten personlig. Minnesgåvan på 15 000 kronor är lätt att budgetera. Chefens uppmärksamhet är svårare, och det är den som syns i de två meningarna på kortet.
