Genom att arbeta metodiskt med att upptäcka och åtgärda de här ”läckorna” kan ditt arbetsteam frigöra kraft och fokus för det som verkligen driver verksamheten framåt. Här nedan tas några praktiska tips upp för att hjälpa ditt team en bit på traven.
Identifiera var energin sipprar ut
Som med de flesta fall av felsökning så behöver man först och främst analysera och kartlägga vart problemet (eller läckaget) uppstår. Börja med att kartlägga hela arbetsflödet för att få en tydligare överblick på problemet.
Samla in synpunkter från medarbetare om vilka moment som känns onödigt komplicerade eller tar oproportionerligt lång tid. En vanlig fallgrop är möteskulturen – back-to-back-möten utan något tydligt syfte suger snabbt ut både kreativitet och engagemang. Det kan till och med leda till utbrändhet, enligt en artikel från World Health. Anteckna återkommande frustrerande moment och rangordna dem efter påverkan och vilket resultat de har. När du har en tydlig bild av ”problemrören” är det lättare att rikta in resurserna åt rätt håll. Ungefär som när du kallar in en specialist för att spåra var rören börjar droppa i köket.
Prioritera insatser med störst effekt
När du väl vet var flaskhalsarna finns är nästa steg att avgöra vilka som är mest akuta. Ibland räcker det med en snabb justering av verktyg eller rutiner för att få tillbaka ett stabilt arbetsflöde. Andra gånger kan det vara nödvändigt att göra en större satsning, kanske genom att investera i en ny plattform eller intern kompetensutveckling. Tänk på att fokusera på de åtgärder som ger störst resultat på kortast tid. De lågt hängande frukterna skapar energi och engagemang i hela teamet. Om det känns övermäktigt kan du göra som när man anlitar en rörmokare för att spola rent avloppssystemet och undvika framtida stopp. Externa experter och proffs inom sitt fält kan gott komplettera dina insatser så var inte rädd för att ta hjälp när det behövs. Hellre förebygga problemen än att låta allt brista.
Skapa en checklista för kontinuerlig koll
Ett vattensystem utan regelbunden service riskerar att bli skralt och läckande igen. Detsamma gäller organisationsprocesser. Sätt upp en enkel rutin för uppföljning: en månatlig granskning av de viktigaste arbetsmomenten, med konkreta mätvärden för hur snabbt och effektivt de genomfördes. Dokumentera åtgärder som vidtagits och notera vilka förbättringar som uppnåtts. En sådan transparent process gör det lätt att se mönster och snabbt slå larm om något börjar spåra ur eller om det inte sker någon påtaglig förändring.
Det blir på så sätt enklare att sätta stopp för de små läckorna innan de börjat nöta sönder tätningarna från grunden. När ditt team tar ansvar för energieffektivitet och kvalitet i vardagen, speglar det sig både i bättre resultat och högre arbetsglädje. Lättställda hinder ger luft under vingarna för nytänkande och skapar goda vanor för långsiktig tillväxt. I takt med att verksamheten utvecklas kommer nya utmaningar att dyka upp, men med en strukturerad metod och en ständigt uppdaterad checklista kan du hålla flödet fritt. Låt de här riktlinjerna bli en del av er kultur, så slipper ni dras med samma problem gång på gång.
På så vis undviker ni onödiga avbrott – och kan fokusera på innovation snarare än brandsläckning.
