Tänk dig följande scenario: En VD står inför sina aktieägare och försöker övertyga dem om företagets framtid. Trots den genomtänkta strategin och de briljant presenterade siffrorna ser hen deras skeptiska blickar. Något är fel. Det är som om budskapet inte når fram, som om en osynlig mur står mellan ledaren och hens publik. Och det är här problemet uppstår – i kommunikationen.
Förbättrad kommunikation är inte bara en lyx för en VD, det är en nödvändighet. Det handlar inte bara om att kunna tala flytande i offentliga sammanhang eller skriva knivskarpa mejl. Nej, det handlar om att bygga förtroende, motivera personalen, skapa tydlighet och undvika potentiella katastrofer. Det handlar om att undvika att bli den VD som folk drar ögonen åt, undviker att prata med och som blir föremål för rykten om företagets framtid.
Nedan är 10 nycklar till en VD:s framgång – och hur det kan vara livräddande i en värld av potentiella problem.
10 steg för att utveckla och förbättra kommunikationen för dig som VD
1: Definiera tydliga kommunikationsmål:
Innan du börjar arbeta med att förbättra din kommunikation är det viktigt att definiera klara och tydliga mål. Vad vill du uppnå genom din kommunikation? Är det att öka engagemang hos medarbetarna, att förbättra företagets externa image eller att stärka relationerna med investerare och intressenter? Genom att ha tydliga mål kan du rikta din kommunikation mot att uppnå specifika resultat.
2. Lyssna aktivt:
En viktig del av kommunikationen är att lyssna på andra. Visa genuint intresse för dina medarbetares och kunders åsikter och idéer. Genom att lyssna aktivt kan du skapa en känsla av delaktighet och öppenhet inom organisationen. Exempelvis kan du regelbundet hålla öppna möten där du uppmuntrar till öppen dialog och feedback från alla nivåer av företaget.
3. Var tydlig och koncis:
Som VD är det viktigt att kunna förmedla dina budskap på ett tydligt och koncist sätt. Undvik att använda för många tekniska termer eller att prata i otydliga klichéer. Använd istället konkreta exempel och undvik att överbelasta dina lyssnare med onödig information. Ha en klar struktur i dina meddelanden och se till att dina budskap är lättförståeliga för alla inblandade parter.
4: Anpassa kommunikationsstilen:
För att kommunicera effektivt är det viktigt att anpassa din kommunikationsstil till din publik. Tala på ett sätt som din målgrupp kan förstå och relatera till. Till exempel kan du använda en mer formell ton i officiella möten med aktieägare, medan du kanske använder en mer avslappnad ton med dina medarbetare. Var medveten om kulturella skillnader och individuella preferenser när du kommunicerar med olika grupper.
5: Var transparent och ärlig:
Transparens och ärlighet är avgörande för att bygga förtroende både internt och externt. Var öppen om företagets mål, prestationer och utmaningar. Genom att vara transparent skapar du en känsla av tillit och engagemang hos både medarbetare och externa intressenter. Exempelvis kan du hålla regelbundna uppdateringar för att informera medarbetarna om företagets framsteg och mål samt vara öppen för att svara på frågor och diskutera eventuella bekymmer.
6: Kommunicera regelbundet:
För att hålla kommunikationen levande är det viktigt att kommunicera regelbundet både internt och externt. Skapa en kommunikationsplan och håll dig till den för att säkerställa att viktig information når ut i rätt tid och till rätt personer. Exempelvis kan du använda nyhetsbrev, intranät och sociala medier för att hålla medarbetare och kunder informerade om företagets aktiviteter, framsteg och förändringar.
7: Förbättra din kroppsspråk:
Kroppsspråket spelar en viktig roll i kommunikationen. Se till att din kroppsspråk är öppet och förtroendeingivande. Genom att använda ögonkontakt, leenden och en upprätt hållning kan du visa engagemang och empati under möten och presentationer. Var medveten om din kroppsspråkets signaler och hur de kan påverka uppfattningen av dina budskap.
8: Utbilda dig själv och dina medarbetare:
Investera tid och resurser i utbildning och träning för att förbättra kommunikationsförmågan både för dig själv och dina medarbetare. Genom att erbjuda kurser, workshops och coaching kan du hjälpa dina medarbetare att utveckla sina kommunikationsfärdigheter och skapa en kultur där effektiv kommunikation prioriteras. Var också öppen för att själv lära dig nya kommunikationstekniker och metoder för att förbättra din egen förmåga.
9: Var flexibel och lyhörd:
Var öppen för att anpassa din kommunikationsstrategi baserat på feedback och resultat. Var beredd att ändra kurs om det behövs för att uppnå önskade resultat. Exempelvis kan du genomföra regelbundna utvärderingar för att mäta effektiviteten av din kommunikation och göra justeringar vid behov. Lyssna på feedback från medarbetare, kunder och andra intressenter och ta hänsyn till deras synpunkter och behov i din kommunikationsplanering.
10: Uppmuntra till feedback och dialog:
Skapa en kultur där feedback och dialog uppmuntras både internt och externt. Visa att du är öppen för att lyssna på andra och att du tar deras åsikter på allvar. Exempelvis kan du ordna regelbundna feedbacksessioner eller skapa en plattform där medarbetare och kunder kan lämna sina synpunkter och idéer. Genom att uppmuntra till öppen kommunikation och dialog kan du skapa en miljö där idéer flödar fritt och där alla känner sig delaktiga och engagerade.
Av: Jonas Brögger,
VD, McCloud Miller Group
