Hur skapas en hållbar möteskultur – Del 3

Vi på Passioneffect har bjudit in några av Sveriges främsta experter på intern kommunikation och möteskultur nämligen Micke Darmell och Heléne Arvidsson från företaget gr8 meetings, om att dela med sig av hur en organisation på bästa sätt kan skapa en hållbar möteskultur.

Känner du igen nedan på din avdelning eller i din organisation?

Otydligt och/eller oengagerat mötesledarskap?
Oklarhet kring vad som gäller på era möten?
Deltagare som inte är förberedda eller oengagerade?

Dra fördel av att möten är kulturbärande

Chefer och ledare ägnar 60–90% av sin arbetstid i möten. Frågan alla ledningsgrupper borde ställa sig är om vi har det beteende och ledarskap vi önskar i våra möten? Ta del av konkreta tips för hur ni kan skapa spelregler/riktlinjer eller taktik för era möten.

Vinster med tydlighet kring kultur och beteenden i möten:

Tydlighet i vad som förväntas som mötesledare och mötesdeltagare
Ert önskade ledarskap, medarbetarskap och era värderingar levandegörs i era möten
Ni blir samspelta kring er ”mötestaktik” och på så sätt mer effektiva
Era möten kommer garanterat bli mer involverande med härvarande deltagare

Lever vi våra värderingar i våra möten? Då möten är kulturbärande kan vi låta mötena stärka och levandegöra både värderingar, beteende och det ledarskap vi vill ha. Det vi ofta märker när vi kommer in i organisationer är att detta glöms bort när det kommer till våra möten vilket leder till att mötena blir kontraproduktiva i detta hänseende.

Tips för hur ni tar fram spelregler/riktlinjer/taktik för era möten:

Ta fram spelregler för era möten för en avdelning eller organisation

Ett bra sätt är att prata kring det är vilket ansvar ni anser att mötesledare respektive mötesdeltagare har före-under-efter ett möte. Ta med era värderingar i dialogen och prata kring vad dessa innebär när det kommer till era möten?

Det önskade ledarskap ni vill ha ex. agilt eller tillitsbaserat ledarskap,

vad innebär det i era möten?

Beräknad tidsåtgång 45–60 minuter.

Vad förväntas av mötesledaren före, under och efter mötet? Här kan ni prata kring vad som är OK eller inte OK när det gäller ledarskapet, till exempel att avbryta diskussioner eller personer som inte håller sig till ämnet? Låta alla komma till tals? Hur tänker ni kring att skapa engagemang och delaktighet? När ska inbjudan och agendan skickas ut? Har mötesledaren ett ansvar att kommunicera syfte & mål med mötet? Lyft och bestäm på vilka möten ni vill ha actionpunkter eller protokoll.
Vad förväntas av mötesdeltagaren före, under, efter mötet? Här kan ni ta upp saker som att vara delaktig genom att uttrycka sin åsikt, att komma i tid, att hålla sig till ämnet. Är det viktigt att alla är väl förberedda och bidrar till mötet? Att efter mötet utföra åtagna uppgifter? Hur snabbt förväntas man att svara på inbjudan? Är det ok att ni har era telefoner med på mötet? Ska kameran vara på?
Nyckelordet är att alla som deltar i möten skall känna sig delaktiga och få uttrycka sina åsikter.
Efter ni gjort denna övning så sammanställer ni detta där majoritetsprincipen tillämpas.
Ett bra sätt att levandegöra det ni kommit fram till är att i inledningen av varje möte påminna om ”vad som gäller” under mötet. En gång i kvartalet så kan ni även lyfta i ett passande team/avdelningsmöte hur ni tycker att era spelregler/riktlinjer fungerar. Vad fungerar bra? Är det något ni vill ska bli bättre iform av ansvar & beteende?

Glöm aldrig bort att ett möte bara en miniatyr av organisationskulturen som vår kollega Mia Liljeberg så träffsäkert uttryckte det.

Nästa del av hur en hållbar möteskultur skapas kommer vi ge tips kring mötesledning.

Av: Helene Arvidsson & Micke Darmell, gr8 meetings