Allt fler pratar möten, allt fler artiklar och forskning kommer kring detta ämne, varför tror ni att det är så?
-Det finns många förklaringar. En är att mötestiden redan innan pandemin hade fördubblats på 20 år och bara sedan pandemins start har den ytterligare ökat med 12%.
Det är fullt i kalendern, säger Micke.
-En annan anledning är att de senaste 10-15 åren har vi tillfört en massa olika kommunikationsplattformar utan egentligen rett ut vad de syftar till och hur vi gemensamt i en organisation skall använda dem. Dvs vi har en massa kommunikationsplattformar, ex teams, där vi kan samla information, avrapportering, avstämningar etc men vi fortsätter att i våra möten informera och avrapportera. Vi har bara lagt till utan att ta bort säger Heléne.
Ni har en samlad erfarenhet och jobbat med många stora organisationer, varför ser det ur så?
-Trots att mötestiden är 30% i en organisation och mellan 60-90% för chefer är det få som vet vad de investerar i sina möten. De vet sällan hur många möten det finns i organisationen, än mindre att de säkerställt det med ett tydligt syfte & mål för mötet berättar Heléne vidare.
– Om du skall köpa in en ny kopiator, så behöver du oftast chefens godkännande och den chefen kanske måste ha sin chefs välsignelse.
Medan att kalla till et möte för 30 personer på två timmar, som har en lönekostnad på
25 000 SEK, det kan de flesta göra säger Micke och fortsätter.
-Det är få organisationer som i ledningsgruppen har en ”ägare” av möteskulturen. När vi frågade under Möteskulturdagen -Vem äger möteskulturen i din organisation svarade 80% att alla gjorde de, 10% att ingen gjorde det och endast 2% visste vem som gjorde det.
Alla kan inte äga Möteskulturen. Alla har ett lika stort ansvar att ett möte skall bli bra, men de kan inte påverka vilka digitala plattformar som lämpar sig bäst, vilka möten de ska gå på, att få in utbildningar i kompetensplaner, att det finns med frågor om möten i medarbetarundersökningar och medarbetarsamtal, etc.
Ni har gjort en stor studie på vad medarbetare och chefer anser ett bra möte är?
-Ja, vi har ställt frågan till över 15 000 medarbetare som vi jobbat med de senaste åren kring detta. Alla verkar helt överens. Vi vet vad ett bra möte är. Det är massor av detaljer. Det vi ännu inte sätt av alla dessa tiotusentals svar är information, monolog, långa powerpointpresentationer, avrapportering.
Dvs det som upptar mest tid i ett möte idag motverkar att få ett bra möte. Det blir sällan engagemang och motiverade medarbetare i sådana möten.
Möten är bara ett arbetssätt och just nu behöver de flesta byta arbetssättet så att vi kan frigöra tid samt få möten där alla känner lust, mening och delaktighet i varje möte.
Ni kommer dela upp denna kunskapsserie i fyra delar som kommer publiceras här på Passioneffect, vad vill ni att läsarna skall få med sig?
-Vi vill att läsaren skall känna att ”nu är det dags”! Att förstå att det med liten insats kan få en enorm effekt. Att de ska känna hur allt hänger ihop med att vara en livskraftig organisation eller att vara en attraktiv arbetsplats säger Heléne.
-Precis så säger Micke, för om en chef tillbringar 60-90% av sin arbetstid i möten där många är mediokra så är ju det motsatsen till en attraktiv arbetsgivare. Allt fler studier kommer också som ser sambandet med ohälsa och dåliga möten, att medarbetare säger upp sig för dålig intern kommunikation och möten, att dåliga möten är det största hotet mot produktiviteten ja bara sista halvåret har det kommit otaliga studier på detta.
Vi vill inspirera så att det skapas en förståelse att det är relativt enkelt, men ledningen behöver bestämma sig en gång för alla att höja kvalitén på sin möteskultur.
Första delen av fyra kommer på måndag om en vecka. Häng med!
