Den 31 oktober stänger Försäkringskassan sin oinloggade tjänst för sjukanmälan. Från den 1 november måste arbetsgivaren vara ansluten till myndighetens e-tjänster och logga in för att anmäla en sjuk medarbetare. Det låter som en administrativ detalj, men för den som inte har ordning på behörigheterna kan det bli ett hinder i ett läge där tiden faktiskt spelar roll.
Vad är det som ändras?
Hittills har arbetsgivare kunnat sjukanmäla en medarbetare via en tjänst utan inloggning. Den möjligheten försvinner nu. Enligt Försäkringskassans information till arbetsgivare gäller från och med den 1 november att organisationen måste vara ansluten till Försäkringskassans e-tjänster och att den som gör anmälan loggar in som arbetsgivare. Det finns också möjlighet att sjukanmäla via fil, enligt de tekniska krav som myndigheten anger.
Själva skyldigheten är densamma som tidigare. Det är vägen in som ändras, och därmed frågan om vem i organisationen som faktiskt har nyckeln.
Varför tidpunkten spelar roll
Sjukanmälan till Försäkringskassan görs när en medarbetare har varit sjuk i 14 kalenderdagar. Försäkringskassan uppmanar arbetsgivaren att helst göra anmälan redan dag 15 och skriver att myndigheten behöver ha fått den senast dag 21. Utan arbetsgivarens anmälan kan medarbetaren inte ansöka om sjukpenning.
Det gör frågan till mer än en it-fråga. Om den chef eller lönehandläggare som brukar sköta anmälan är på semester, har slutat eller själv är sjuk – och ingen annan har behörighet – riskerar en redan pressad medarbetare att få vänta på sin ersättning. För den enskilde är det sällan en abstrakt systemfråga, utan en fråga om hushållsekonomi under en period när hen redan mår dåligt.
Behörigheter är en HR-fråga
Att ansluta organisationen görs med privat BankID av en behörig företrädare. Den som saknar möjlighet att logga in med BankID kan i stället ansluta med Försäkringskassans blankett 5063, som undertecknas av en behörig representant och skickas med post – myndigheten tar inte emot den via mejl. Alla organisationer med organisationsnummer kan använda e-tjänsterna.
När organisationen väl är ansluten är det behörighetsadministratören som lägger till de användare som ska kunna arbeta i tjänsterna. Försäkringskassan räknar i det här sammanhanget chefer, representanter på HR- eller personalavdelningen och de som hanterar löner som företrädare för arbetsgivaren. Kommer en medarbetare inte in trots att organisationen är ansluten är rådet att vända sig till den som sköter behörigheterna internt.
I praktiken innebär det att någon måste äga frågan. I mindre företag är det ofta ägaren eller en ekonomiansvarig som har kontakten med myndigheter, medan sjukfrånvaron hanteras av närmaste chef. I större organisationer kan ansvaret vara uppdelat mellan HR, lön och en extern lönebyrå. Ju fler händer, desto större risk att alla tror att någon annan redan har ordnat det.
En enkel checklista inför den 1 november
- Kontrollera om organisationen redan är ansluten till Försäkringskassans e-tjänster för arbetsgivare.
- Ta reda på vem som är behörighetsadministratör – och se till att det finns mer än en person med den rollen.
- Lägg till de personer som faktiskt gör sjukanmälningar: HR, lön och vid behov chefer.
- Säkerställ att det finns ersättare under semestrar och ledigheter, så att anmälan kan göras inom tidsramen.
- Om ni använder en extern lönebyrå: klargör skriftligt vem som ansvarar för anmälan och hur informationen om sjukfrånvaro når fram.
- Uppdatera interna rutiner och instruktioner så att länkar till den gamla oinloggade tjänsten tas bort.
Ett tillfälle att se över hela sjukprocessen
Den som ändå går igenom rutinerna kan passa på att titta på helheten. På Försäkringskassans sidor om sjukdom och skada beskrivs arbetsgivarens ansvar steg för steg, från sjuklön och karensavdrag under de första veckorna till rehabiliterande insatser för den som är borta längre. Sjukanmälan är bara en av flera kontrollpunkter.
Det finns också en mänsklig sida som lätt försvinner bakom e-tjänsterna. En medarbetare som varit sjuk i två veckor behöver i regel mer än en korrekt registrering – en kontakt från chefen, tydlig information om vad som händer härnäst och en känsla av att arbetsplatsen finns kvar. Bra administration är en förutsättning för det, inte en ersättning.
Förändringen den 1 november är liten i sig. Men den påminner om att arbetsgivarens ansvar vid sjukdom bygger på att rätt person kan agera i rätt tid. Den som säkrar behörigheterna nu slipper upptäcka luckan först när en medarbetare redan väntar.
