Fem tydliga eventtrender:

1. Kortare, mer nischade event

Dagens event blir kortare och många arrangörer väljer att ställa om från flerdagarsevent till en dedikerad heldag. Deltagarnas tid är väldigt begränsad och de kan dessvärre inte delta på diverse event hela dagarna, trots att detta hade varit riktigt härligt. Därtill har utbudet av event ökat vilket har resulterat i fler valmöjligheter för besökarna, men ett tuffare landskap för arrangörer att sticka ut i bruset. Nuförtiden är besökarna mer pålästa än tidigare, och med fler alternativ kan de enkelt hitta ett event som de anser är intressant och genererar ett värde att delta på.

Hur ska arrangörer då förhålla sig till dessa förutsättningar för att få deltagare att faktiskt boka sig och dyka upp på just deras event? Enligt oss är svaret uppbyggt kring följande områden: (1) riktat innehåll och värde, (2) effektiv schemaläggning av program och (3) stick ut från mängden.

Riktat innehåll med riktigt värde

Många av besökare deltar på event för att få till sig nya kunskaper inom aktuella ämnen som de berörs av. Att ta ett helikopterperspektiv är inte längre attraktivt utan innehållet behöver vara spetsigt och nischat för att få folk att känna att deras deltagande ger något större värde. Vi alla har nog besökt ett evenemang där föreläsningarna och workshops är på en så pass grundläggande nivå att vi inte får ut något av att vara där. Numera behöver arrangörer erbjuda ett riktigt värde och vi ser att alltfler väljer att smala av event till ett specifikt ämnesområde istället för att sätta sig i helikoptern.

Arrangören av den populära säljkonferensen “The Sales Conference” har verkligen lyckats omfamna denna trend på ett utomordentligt sätt. Trots att konferensen anordnas årligen hittar de alltid högaktuella ämnen att fokusera på för att det ska vara relevanta och lärorikt för deras fysiska och digitala deltagare. För 2024 års upplaga av konferensen var temat enbart om AI och hur säljorganisationer kan anamma de verktyg som finns för att effektivisera sina försäljningsprocesser. Om de istället skulle anordna ett event omfattande allting inom försäljning skulle ingen (okej, kanske någon) delta. Anledningen är att ett sådant ämne aldrig kommer ha möjlighet att gå ner på detaljnivå och faktiskt ge nya insikter för de som deltar.

Effektiv schemaläggning

Det kanske är lite tjatigt vid det här laget, men tid är en begränsad resurs. Av den anledningen krävs det att arrangörer skapar ett intresseväckande program som dessutom är tidseffektivt för de som deltar. Mycket dötid utan närverksmöjligheter under eventet är ett tydligt exempel på en hur arrangörer inte ska gå tillväga när de planerar ett effektivt program.

Stick ut från mängden

Deltagarna har fler valmöjligheter när det gäller att välja evenemang att delta i. Detta innebär att arrangörer måste göra sig synliga och locka till sig deltagare genom att sticka ut från mängden. Det finns flera strategier för att uppnå detta, såsom att skapa en engagerande promovideo för evenemanget likt Women in Tech, erbjuda ett varierat och intressant program med talare, workshops och underhållning, samt att möjliggöra deltagande både fysiskt och digitalt. För att säkerställa att digitala deltagare känner sig inkluderade och engagerade är det avgörande att skapa en interaktiv och deltagarvänlig miljö online. Läs mer om detta i eventtrend nummer fyra om delta på distans.

2. Nätverkande den primära anledningen att delta på event

Deltagare vill verkligen nätverka på event, och det håller eventexperter med om. Enligt Spotme anser hela 88 % (!) av eventexperter att nätverkande är den främsta anledningen att delta på event. Att involvera nätverksmöjligheter i programmet har därmed blivit av yttersta betydelse för arrangörer för att tillfredsställa besökarna. I takt med att hybrida event blir populärare är det dessutom viktigt att erbjuda möjligheter att nätverka för de digitala deltagarna. Funktioner som breakout rooms bär en viktig roll för att de ska kunna interagera sinsemellan, läs mer om detta längre ner i artikeln.

En annan fiffig lösning är att inkludera en matchmaking-funktion till event. Matchningarna kan baseras på intresseområden, vad de är ute efter (exempelvis innovationer inom medicin) samt om de är utställare eller besökare. Lösningen kan erbjudas för fysiska deltagare som får träffas på plats. Arrangörer kan skapa förbestämda mötesrum i den digitala plattformen som digitala deltagare kan ansluta sig till för att diskutera det valda ämnet.

3. Det är dags att börja använda AI

AI är på allas läppar just nu, och utvecklingen har onekligen saknat motstycke. Några har sett på alldeles för många SciFi-filmer och är rädda för att AI och robotar ska ta över världen. För oss andra är AI-verktyg såsom ChatGPT, MidJourney och Microsoft Designer utmärkta redskap för att effektivisera vårt arbete och ge oss unika idéer. Eventarrangörer som omfamnar AI och dess kraft kommer att springa ifrån resterande som inte nyttjar dessa. Med ChatGPT kan du få hjälp med att skapa texter till inbjudningar och att ta fram vad ett helt event ska handla om. Vi tog hjälp av tekniken till vår föreläsning om eventtrender där vi ville få hjälp med att ta fram de viktigaste trenderna att presentera. Se utfallet nedan.

‍

Trots att de flesta använder ChatGPT så finns det betydligt fler passande verktyg att nyttja. Exempelvis kan vi använda Microsofts egna designverktyg “Microsoft Designer” för att generera diverse bilder. Dessa bilder blir inte bara unika utan de blir även riktigt estetiska om du använder det på rätt sätt. Vi gjorde ett test för ett fiktivt event vid namn “Save the Climate”.

Vi använde bilden som Microsoft Designer gav oss och använde sedan den till eventets hemsida, sociala medier och i en personlig inbjudan.

4. Ökade förutsättningar för digitalt deltagande

I den moderna digitala eran är tillgänglighet och interaktivitet avgörande för att skapa meningsfulla och engagerande evenemang. Genom att tillhandahålla olika digitala verktyg och funktioner för deltagare ökar vi inte bara engagemanget utan också möjligheterna till interaktion och kunskapsutbyte. Trots att hybrida event har ökat i popularitet är det många arrangörer som står inför utmaningar relaterade till de digitala deltagarna.

Naturligtvis anser vi att dessa utmaningar kan lösas med rätt verktyg. Exempelvis är breakout rooms en plattform för mindre grupper att samarbeta, diskutera och utforska ämnen djupare. Denna funktion främjar deltagarnas engagemang och ger dem möjlighet att delta aktivt i diskussioner, vilket i sin tur skapar en mer dynamisk och givande evenemangsupplevelse. Att ha möjligheten att ställa frågor under evenemanget ger digitala deltagarna en röst och möjlighet att få svar i realtid från talare eller presentatörer. Detta främjar inte bara interaktion utan också kunskapsdelning och öppen dialog. Utöver att kunna besvara frågor är det även viktigt att låta digitala gäster delta i omröstningar. Detta ger deltagarna möjlighet att uttrycka sina åsikter på ett enkelt och effektivt sätt. Det främjar också interaktivitet och kan användas för att samla in feedback och mäta deltagarnas uppfattningar om olika ämnen eller presentationer.

5. Ökade säkerhetskrav

I ljuset av den ökande risken för dataintrång och cyberattacker är det nu mer än någonsin viktigt att prioritera säkerheten vid evenemang. Den ständigt växande digitala närvaron har skapat en plattform för cyberattacker och dataintrång till en allt mer oroande verklighet. För att säkerställa integriteten och skyddet för deltagarnas data och information måste evenemangsarrangörer säkerställa att deras eventsystem vidtar åtgärder för att skydda alla uppgifter. Utöver dessa attacker har även GDPR varit på tapeten under en längre tid. En studie från Eventforce (2019) visar att majoriteten av eventarrangörer finner det problematiskt att uppnå GDRP-kraven. Att lagra all data, däribland deltagarnas uppgifter, bör ske inom EUs gränser för att uppfylla lagkraven. Läs mer om GDPR och datasäkerhet inom event >

Utöver digitala hot är fysisk säkerhet också av yttersta vikt. Genom att införa säkerhetsåtgärder som väskförbud och övervakning av deltagarnas rörelser, inklusive in- och utgångar, kan arrangörer minimera risken för fysiska hot och skapa en tryggare miljö för alla närvarande. Att veta vilka deltagare som är på plats och ha en logg över deras aktiviteter kan vara avgörande vid eventuella incidenter eller säkerhetsproblem.